Testcoördinator schaduwdraaien/testen nieuw planningssysteem

Organisatie
Bevolkingsonderzoek Nederland voert de bevolkingsonderzoeken borstkanker, darmkanker en baarmoederhalskanker uit met als doel kanker in een vroeg stadium op te sporen. Vroege opsporing van kanker vergroot de kans op genezing. Bevolkingsonderzoek Nederland in haar huidige vorm bestaat sinds januari 2022. De nieuwe (landelijke) organisatie is ontstaan vanuit een fusie van vijf regionale organisaties. Het RIVM is onze opdrachtgever.

Per 1 januari 2022 zijn de vijf regionale screeningsorganisaties en de Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken (FSB) gefuseerd tot één landelijke organisatie. Bevolkingsonderzoek Nederland (BVO NL) bestaat uit ongeveer 950 medewerkers. Hiervan werken ongeveer 550 screeningsmedewerkers voor de borstkankerscreening, of zijn in opleiding hiervoor.

BVO NL organiseert de bevolkingsonderzoeken naar borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker. Van deze drie onderzoeken wordt het borstkankeronderzoek volledig in eigen beheer uitgevoerd. Het is noodzakelijk dat alle screeningsmedewerkers die hierbij betrokken zijn ingepland kunnen worden op de plek waar zij nodig zijn, op het moment waarop dit nodig is. Om deze planning te kunnen maken en de bijbehorende uren te kunnen registreren van de medewerkers van BVO NL is een landelijk personeelsplanningsysteem noodzakelijk.

Momenteel hebben de vijf regio's verschillende personeelsplanningsystemen (van 2 verschillende leveranciers). De afdeling Planning is inmiddels landelijk opgezet, echter is het efficiënt en landelijk inzetten van personeel nog niet mogelijk door het ontbreken van één systeem. Daarnaast is het maken van overzichtelijke rapportages omtrent inzet personeel ook een grote uitdaging. BVO NL streeft ernaar om per 1 januari 2024 over één landelijk personeelsplanningssysteem te beschikken waarmee de personeelsplanning van alle screeningsmedewerkers en overige medewerkers van BVO NL uitgevoerd kan worden.

Inmiddels is er na een Europese aanbestedingsprocedure een leverancier gevonden voor het nieuwe landelijke systeem. Er is een project waarin momenteel hard gewerkt wordt aan de uiteindelijke implementatie van het nieuwe planningssysteem.

Opdracht
Schaduwdraaien
In het project wat de implementatie van het nieuwe landelijke planningssysteem als resultaat heeft vindt in oktober t/m december 2023 het schaduwdraaien plaats. Dit schaduwdraaien houdt globaal in:

• Schaduwdraaien planning in nieuwe systeem (dubbel roosteren zowel in oude als nieuwe systeem) en testen planning, declaraties e.d. in nieuwe systeem conform oude systeem;
• Schaduwdraaien registratie, testen en goedkeuring gerealiseerde roosters en salarisexport;
• Ketentesten.
  
  

Deze testen moeten juist, volledig en gestructureerd verlopen. Dit om het risico van fouten na de live-gang te voorkomen. Het optreden van dat risico zou namelijk een hoge impact hebben: problemen in de planning van screeningsmedewerkers, levert problemen op in de productie.

Bijkomende complexiteit is dat er in alle 5 regio’s op een andere wijze gepland wordt en daarnaast ook kantoormedewerkers en managers gebruik gaan maken van het nieuwe landelijke planningsssysteem. Daardoor zullen er meerdere draaiboeken/testplannen nodig zijn.

 Voor de voorbereiding van het schaduwdraaien en de coördinatie van het schaduwdraaien is een testcoördinator (medior) nodig. Indien nodig dient de testcoördinator ook mee te testen (meewerkend voormens).

Werk & taken
Voor het voorbereiden en coördineren van het schaduwdraaien is het nodig proactief vanuit kennis en kunde van testen en testmanagement naar de opgave waarvoor BVO-NL staat met het schaduwdraaien de test-aanpak te bepalen. De test-coördinator moet met een helicopterview kunnen kijken, structuur brengen en aan de afdelingen duidelijk uit kunnen leggen, waarom ze moeten testen en wat dit inhoudt. De testcoördinator is communicatief sterk en omgevingsbewust.

De testcoördinator moet in staat zijn om een draaiboek voor het schaduwdraaien op te leveren, alsmede testplannen en andere benodigde testdocumentatie. Ook moet de testcoördinator acceptatiecriteria voor het schaduwdraaien SMART kunnen opstellen, daarbij ook rekening houdend met het programma van eisen.

Aangezien niet alle afdelingen bekend zijn met testen, zal de test-coördinator in voorkomende gevallen samen met afdelingen testen.

De testcoördinator heeft een achtergrond in testen en testmanagement, is in staat zelfstandig te werken en de structuur voor het schaduwdraaien te realiseren. De testcoördinator moet snel up en running zijn en dit zelfstandig kunnen (er zijn geen interne testcoördinatoren/testers waar op teruggevallen kan worden). De draaiboeken dienen eind juli 2023 definitief opgeleverd te worden i.v.m. besluitvorming en vastleggen van personele resources van afdelingen voor het testen.

Globaal ziet de inzet van de testcoördinator er als volgt uit:

• Start dinsdag 4 juli 2023;
• 4 juli 2023 t/m 14 juli informatie verzamelen, aanpak & structuur voor schaduwdraaien bepalen;
• 24 juli 2023 t/m 28 juli draaiboeken schaduwdraaien maken inclusief planning diverse onderdelen schaduwdraaien en inzicht in benodigde personele resources van afdelingen en daarvoor overzicht maken t.b.v. besluitvorming;
• Augustus, september 2023: o.a. (met) afdelingen schaduwdraaien voorbereiden, voorbereiden testdocumentatie, acceptatiecriteria SMART maken en relatie leggen tussen criteria en programma van eisen en crosscheck daarvan voorbereiden;
• Oktober t/m December 2023: Coördineren schaduwdraaien, maken testdocumentatie (testrapporten), op basis van uitkomsten van testen bepalen wat de aanpak voor de volgende testperiode in het schaduwdraaien wordt, aanpak volgende testperiodes bijstellen, waar nodig mee testen. Opleveren definitieve set testdocumentatie, crosscheck acceptatiecriteria en programma van eisen.

Competenties

• Coördineren;
• Organiseren;
• Plannen;
• Analyseren;
• Structuur kunnen aanbrengen;
• Communicatief vaardig;
• Omgevingsbewust;
• Zelfstandig werken én samenwerken;
• Resultaatgericht;
• Nauwkeurig;
• (Organisatie)sensitief;