Zo win je als freelancer een opdracht via een aanbesteding
De terminologie vliegt je als een (beginnend) freelancer om de oren. We maken graag een paar termen in het freelance-oerwoud voor je duidelijk, zodat jij snel op weg en aan de slag kunt.
Wat is een aanbesteding?
Binnen de overheid maken verschillende opdrachtgevers gebruik van aanbestedingen. Een aanbesteding of een tender is een procedure waarbij de overheid een opdracht wil laten uitvoeren door jou als freelancer. Dit biedt twee belangrijke voordelen: het stimuleert de concurrentie tussen de zzp’ers die zich aanbieden, en ook biedt het alle geïnteresseerden in de opdracht een gelijke kans op de opdracht te krijgen.
Wat is het verschil tussen een aanbesteding en een tender?
Een aanbesteding is een opdracht van een overheidsinstelling. De term ‘tender’ gebruiken commerciële organisaties meer, al gebruiken sommige overheidsinstellingen ook wel de term ‘tender’. Het doel van een tender is hetzelfde als bij een aanbesteding.
Freep verzamelt alle opdrachten van
Dynamisch aankoopsystemen
Hoe vind ik een freelance opdracht?
Wanneer je het internet afzoekt naar freelance opdrachten bij de overheid dan zul je op bekende freelance vacaturesites, of op de websites van bemiddelaars dezelfde opdrachten vinden. Vaak tonen ze niet de naam van de opdrachtgever, ze willen dat je eerst solliciteert voordat ze deze naam vrijgeven. Je kunt dan altijd freep.nl raadplegen om de opdrachtgever te achterhalen.
Aan de andere kant worden interim opdrachten bij (semi-)overheidsorganisaties direct uitgezet en vervuld via Preferred Suppliers. Dit zijn leveranciers die als enige het recht hebben om bij bepaalde organisaties freelancers aan te bieden. aak hebben ze dit recht via een aanbesteding voor een aantal jaar verkregen. Het is dan als freelancer lastiger om direct zaken te doen met de inhurende organisatie.
Tot slot is het mogelijk om je als freelancer aan te melden voor verschillende Dynamisch Aankoopsystemen. Het Dynamische aankoopsysteem zijn inhuursystemen of marktplaatsen waarop freelance opdrachten door overheden in de markt worden gezet.
Hoe registreer ik me bij een Dynamisch Aankoopsysteem?
Als je wil reageren op een aanbesteding heb je een registratie bij het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) nodig. Iedereen die geregistreerd en toegelaten is als leverancier of freelancer kan op de opdracht reageren.
De opdrachtgever maakt gebruik van een DAS, maar de manier van registratie op een DAS en het systeem waar de DAS aan gekoppeld is, is per inhurende organisatie verschillend. Let dus op waar en hoe je jezelf moet registreren als freelancer. Dit is een redelijk tijdrovend proces.
Wat is een MSP (Managed Service Provider)?
Organisaties besteden soms de volledige inhuur uit aan externe inhuurdesks (MSP). Brainnet, Staffing MS en Flextender zijn namen van dergelijke service providers voor interim of freelance werk. MSP's (Managed Service Provider) beheren vaak het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) van overheidsorganisaties.
Als leverancier of freelancer komen de kosten voor een inhuurdesk vaak voor jouw rekening. Je betaalt dan een bedrag voor elk gewerkt uur aan de inhuurdesk. Verkrijg je bijvoorbeeld een opdracht via Flextender dan betaal je in sommige gevallen € 2,75 per uur aan Flextender.
Het kan sneller
Op freep.nl kun je van veel Dynamische Aankoopsystemen de opdrachten vinden zonder registratie. Zie je een interessante opdracht dan kun je direct naar het systeem doorklikken en op de opdracht reageren.
Opdrachten
zo win je de aanbesteding
6 tips voor het schrijven van de winnende offerte
Zodra je wil reageren op een opdracht moet je een offerte uitbrengen. Deze offerte bestaat uit een toelichting op de gestelde selectie- en gunningscriteria en jouw gewenste tarief. De opdrachtgever binnen de overheid controleert jouw antwoorden en vergelijkt verschillende tarieven van jou en andere zzp’ers. Het schrijven van een winnende offerte vraagt daarom tijd en een bepaalde aanpak.
- 1
Bepaal het juiste tarief
- De opdracht geeft meestal een maximaal en/of minimaal tarief aan. Daarnaast vermeldt de opdrachtgever hoe zwaar het tarief meeweegt in de beoordeling. Over het algemeen blijkt dat de freelancer die de gunning van de opdracht krijgt, vaak bij generieke opdrachten op of dicht tegen het minimale tarief aanzit. Bij specialistische functies met een grote schaarste kun je zonder problemen dichter bij het maximale tarief offreren. Dit is slimme truc om door de selectie heen te komen: als je jouw tarief bepaald op bijvoorbeeld 75 euro per uur dan is het verstandig om 74,95 te bieden. Bij gelijke geschiktheid staat jouw offerte boven de andere kandidaten die 75 hebben geboden.
- 2
Selectiecriteria en gunningscriteria
- Bij een opdracht worden er selectiecriteria en gunningscriteria gebruikt om een zo’n goed mogelijke match te vinden tussen de freelancer en de opdrachtgever. Aan de eisen moet je voldoen (selectiecriteria) bij de wensen (gunningscriteria) kun je punten scoren door aan zoveel mogelijk criteria te voldoen. Het is van belang als je reageert op een opdracht dat je de eisen serieus neemt.
- 3
Neem de eisen serieus
- De inhurende organisatie controleert altijd of je voldoet aan de gestelde eisen en vraagt vaak om een toelichting bij de eisen. Beschrijf hier duidelijk waarom je voldoet. Maak het de beoordelaar makkelijk en zet niet “zie cv” in de toelichting. Als de inhurende organisatie geen toelichting vraagt, dan moet uit je cv blijken dat je aan de eisen voldoet. Zorg dus dat je hier de tijd voor neemt, want als je niet aan een eis voldoet, heeft het indienen van een toelichting geen zin.
- 4
Wensen zijn kansen
- Hier kan je letterlijk en figuurlijk punten scoren. Hoe meer je aan de wensen voldoet, hoe meer punten je krijgt en hoe waardevoller jij bent voor de opdracht. Dit zorgt er uiteindelijk voor een zo goed mogelijke slagingskans en match met de opdracht. Doe dit door het geven van duidelijke toelichting waarom je aan de wens voldoet. Pas eventueel termen of functiebeschrijvingen aan zodat ze aansluiten bij het gebruikte jargon. Beoordelaars moeten in een korte tijd veel offertes beoordelen, maak het hen gemakkelijk.
- 5
Stel vragen
- Indien je twijfelt over een eis of wens, stel een vraag! Het komt vaker voor dat de inhurende organisatie de eisen en wensen aanpast naar aanleiding van de eerdere vragen. Daarnaast vergroot het stellen van vragen voor de slagingskans voor een gunning. Als je geen vragen hebt lees dan in ieder geval de antwoorden op de vragen van anderen.
- 6
Begin op tijd
- Elke opdracht heeft een vaste sluitingsdatum en tijdstip. Offertes die je indient na de sluitingsdatum en -tijd nemen de inhuurdesks niet mee in het proces. Er gaat enige tijd overheen bij het maken van een offerte, begin en bekijk de daarom op tijd.
Hoe kan ik ondersteuning krijgen?
Wij helpen je graag!
Wij begrijpen dat het regelen van een DAS voor een aanbesteding voor jou administratieve rompslomp kan zijn, daarom ondersteunen we je graag hierin. Freep beschikt al over een DAS registratie zodat jij je niet hiervoor hoeft te registreren. Wanneer je via ons op een aanbesteding of opdracht binnen de overheid reageert, hoef je alleen een offerte op te stellen met een passend tarief, cv en een duidelijke toelichting van de wensen en eisen. Daarnaast ondersteunen wij jou voor het aanleveren van een sterke motivatie, zodat jouw offerte als beste uit de bus komt bij de opdrachtgever. Dat is mooi meegenomen, want scheelt jou weer onnodig veel tijd voor het uitzoeken van een registratie bij een DAS.
Mis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox