Teammanager Bedrijfsondersteuning - Interne Dienstverlening

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Algemene omschrijving
Het team Bedrijfsondersteuning is een van de 6 teams binnen de afdeling Interne Dienstverlening en is onderverdeeld in twee clusters zijnde het cluster Bestuurssecretariaat en het cluster Managementassistente. Het cluster Bestuurssecretariaat ondersteunt het College en directie en het cluster managementassistente het 40 lijnmanagers van de 5 afdelingen. Als teammanager Bedrijfsondersteuning geef je leiding aan een hecht en hardwerkend team van ongeveer 20-25 enthousiaste en gedreven collega's binnen de afdeling Interne Dienstverlening.

Dagelijks ondersteunt het team het management, directie en bestuur van de gemeente Hilversum en is daarbij intermediair tussen manager en de medewerkers, de stad en ketenorganisaties. Het DNA van het team is dienstverlenend. Met vakkundigheid en bevlogenheid zoeken ze naar praktische oplossingen voor agendabeheer, stukkenstroom, events in de afdelingen, ondersteuning portefeuille overleggen, mailbox beheer, notuleren en gedelegeerde administratieve ondersteuningstaken.

Voor beide clusters geldt dat zij in het ondersteuningsproces sterk verbonden zijn met de gehele organisatie zoals communicatie, bestuurondersteuning, de griffie, inhoudelijke afdelingen en managers zoals- Publiekszaken, Leefklimaat en Sociaal Plein en andere teams van de bedrijfsvoering (Facilitair, Financiën en ICT).

Specifieke taken en verantwoordelijkheden

• Proceseigenaar zijn van de processen Bestuurssecretariaat en managementondersteuning;
• Dagelijkse leidinggeven (personeelszaken, financiën en werkverdeling) in het beheer van het team Bedrijfsondersteuning;
• Definiëren, aanpassen en sturing geven aan de dienstverlening van het team;
• Opstellen en sturing geven aan het teamplan 2023 en hieronder genoemde veranderopgave;
• Collectieve sturing geven aan de concern - en afdelingsdoelen vanuit een leuk en dynamisch MT interne Dienstverlening (7 personen en 2 adviseurs).

Veranderopgave 2023-2024
De bestaande producten en werkverdeling door het cluster Managementassistente aan managers moeten onder aansturing van de teammanager Bedrijfsondersteuning herijkt en verandert worden. Klantwensen van managers moeten hierin worden afgewogen en er moet helderheid geven over rol en te verlenen diensten, werkbalans en samenwerking in het cluster.

Daarnaast is van uit concerndoelen de noodzaak om het ketenproces en taken voor gehele ondersteuning aan College te verbeteren zodat er een integraal en logische verbonden bestuurlijke ondersteuningsproces is. Het cluster Bestuur- en directiesecretariaat van het team zal hierin input moeten geven.

In afgelopen periode 2021- 2023 is door Corona, management inzet op Oekraïne opvang en wisselingen te weinig aandacht geweest voor de groep, de individuele behoefte en groei, goede informatielijnen en coachen.

De gevraagde teammanager Bedrijfsondersteuning geeft dus sturing aan de onderstaande verandering:

• Dagelijkse lijnmanagement van het team, zo ook de basis op orde houden van een passende goede bezetting, werkverdeling, verzuim en P- casuïstiek.
• De samenwerking, sfeer en teambuilding, informatielijnen en verbinding met management te versterken.
• Behoeftebepaling en advies bij interne klant en MAS voor een toekomstbestendige dienstenpakket, werkwijze, formatie en urenverdeling; van het cluster Managementassistente.
• Adviseren met het de medewerkers over het verbeteren van het gehele proces –en dienstenpakket voor de College ondersteuning en daarin de rol van het cluster Bestuurssecretariaat;
• Toekomst bestendigheid en duurzame inzetbaarheid van het team BO (digitale) ontwikkeling en opleiding.

Competenties

• Daadkracht en resultaatgerichtheid;
• People skills (verbinden maken, eerlijkheid, benaderbaar, feedback geven, weerstand benoemen en aanspreken);
• Overtuigingskracht;
• Omgevingsbewustzijn (politiek en organisatie sensitiviteit);