Senior Managementondersteuner

Beschrijving Opdrachtgever 

Directoraat-generaal Migratie 

Het directoraat-generaal Migratie (DGM) staat voor een weloverwogen en uitvoerbaar migratiebeleid met respect voor de migrant en dat bijdraagt aan de Nederlandse samenleving. DGM zorgt voor: 

• het uitvoeren van de vreemdelingenwetgeving en van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 

• een gereglementeerde en beheerste toelating van vreemdelingen tot Nederland, een gereglementeerd en beheerst verblijf en in - en vertrek uit Nederland en een gereglementeerde en beheerste terugkeer van vreemdelingen; 

• het voeren van de regie op de keten van toegang, toelating, toezicht en terugkeer van vreemdelingen; 

• het adviseren van de regering over het vreemdelingenrecht en het migratiebeleid en over het naturalisatie- en nationaliteitsrecht. 

Het directoraat-generaal Migratie bestaat uit de volgende organisatieonderdelen: 

• directie Regie Migratieketen; 

• directie Migratiebeleid; 

• bureau Internationale Migratie. 

 

Beschrijving directie/afdeling 

Afdelingsomschrijving 

De directie Regie Migratieketen bevordert het functioneren en de samenwerking binnen de migratieketen. Daarmee stelt de directie de migratieketen maximaal in staat de Vreemdelingenwet en het migratiebeleid snel en zorgvuldig uit te voeren en daarover verantwoording af te leggen. De directie doet dit vanuit verschillende rollen (zoals ketenregisseur en opdrachtgever) en met verschillende instrumenten, zoals (financiële) sturing met (Europese) subsidies, managementinformatie en data-analyse, keteninformatiesystemen en relatiemanagement. 

De migratieketen wordt gevormd door een keten van uitvoeringsorganisaties die werken op het (publieke) vreemdelingenterrein en waarmee we nauw samenwerken, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst, het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers, de Dienst Terugkeer en Vertrek, de Nationale Politie, de Koninklijke Marechaussee, Dienst Justitiële Inrichtingen en Buitenlandse Zaken. Daarnaast werken we samen met een groot aantal partners van de keten, zoals de Rechtspraak, Vluchtelingenwerk Nederland en Stichting Nidos. 

Afdeling Bedrijfsvoering en Staf 

De afdeling Bedrijfsvoering en Staf maakt deel uit van de directie Regie Migratieketen. We ondersteunen, coördineren en adviseren aan de directeur-generaal, directies en afdelingen van directoraat-generaal Migratie. Daarvoor onderhoudt Bedrijfsvoering en Staf relaties met de centrale staven van Justitie en Veiligheid en onderdelen als de Auditdienst Rijk en de bedrijfsvoeringsdirecties van de overige directoraten-generaal. 

 

 

De volgende functies zijn ondergebracht binnen de afdeling Bedrijfsvoering en Staf: 

• Staf directoraat-generaal Migratie 

• Managementondersteuning directeur-generaal en directie Regie Migratieketen 

• Financieel beheer en -advies 

• Coördinatie planning & -en-controlcyclus 

• Bedrijfsvoeringsbeheer en -advies 

• Directieondersteuning 

• Financiële administratie 

 

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel 

Doel van de opdracht: 

- Het nemen van een voortrekkersrol op het secretariaat van de Directie Regie Migratieketen (DRM): rol meewerkend voorman/vrouw en in ieder geval t/m 31/12 waarnemen directiesecretariaat. Daarna verder helpen met structureren secretariaat en ICT-beheer. 

- In staat om verandering te managen op het gebied van taken en taakverdeling met als doel professionalisering van het secretariaat. 

- Planningskwaliteiten, het kunnen uitvoeren van complex agendabeheer van de directeur Directie Regie Migratieketen 

- Het mede structureren en uitvoeren van ICT-beheer, gezamenlijk met de ICT-contactpersoon 

Gewenst: behoorlijke ervaring met management- en bedrijfsvoeringsondersteuning (ca. 5 jr). 

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden 

Als management/beleidsondersteuner maak je deel uit van het secretariaat van de Directie Regie Migratieketen (DRM) en verzorg je de secretariële en administratief ondersteunende taken ten behoeve van de directeur en directie Regie Migratieketen. 

• Je organiseert vergaderingen (verzending uitnodigingen, agendabeheer, reservering vergaderruimte, facilitaire voorzieningen e.d.) en completeert vergaderstukken; 

• Je zorgt dat de directeur de juiste digitale vergaderstukken beschikbaar heeft tijdens de diverse overleggen (ibabs); 

• Je treedt met betrekking tot de organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten op als aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken; 

• Je verzamelt en bewerkt zo nodig aanvullende (algemene) informatie en controleert uitgaande post op taal- en grammaticafouten, (huis)stijl e.d.; 

• Je beheert de complexe agenda, met regelmatig last-minute wijzigingen en verstrekt informatie aan in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in; 

• Je treedt op als eerste (telefonisch en schriftelijk) aanspreekpunt/ vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en/of personen betreffende relevante algemene en procedurele aangelegenheden van de directie; 

• Je begeleidt en coacht de afdelingssecretaresses op het secretariaat en je vervult een voorbeeldfunctie. 

• Je vult samen met de beleidsondersteuners het ICT-beheer in (ICT-contactpersoon). 

• Je bent, indien nodig, achtervang van de afdelingssecretaresses. 

- Je hebt een stevige persoonlijkheid 

- Je hebt een klantgerichte houding 

- Je hebt gevoel voor humor 

- Je bent een organisatietalent en je kunt goed improviseren 

- Je kunt goed zelfstandig en in teamverband werken 

- Je werkt nauwkeurig 

- Je hebt gevoel voor de verhoudingen binnen een organisatie 

- Je bent representatief en stressbestendig 

- Je hebt degelijke kennis van Office 2010 en het is een pré als je ervaring hebt met het werken met Ibabs en Digijust 

- Je beschikt over vaardigheid in het behandelen van vertrouwelijke informatie en gegevens 

- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift. 

 

Daarvoor vragen we de volgende competenties: 

- flexibiliteit 

- integriteit 

 

- klantgerichtheid 

- organisatiesensitiviteit 

- plannen en organiseren 

- samenwerken 

- voortgangscontrole 

 

- zelfontwikkeling