Recordmanager (Deta-vast constructie)

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Je bent een recordmanager met een passie voor het op orde krijgen én houden van (digitaal) archief. De gemeente Hilversum zet de komende jaren in op het verder optimaliseren en op orde houden van de informatiehuishouding en het archief. Het proces van documenteren en archiveren begint steeds vaker in het primaire proces waar informatie wordt ontvangen en verwerkt. Daarnaast breidt het takenpakket van Recordmanagement zich uit door nieuwe projecten, wetgeving en onze eigen ambitie om de komende jaren het informatiebeheer nóg beter beheersbaar te maken. De werkzaamheden worden door die ontwikkelingen en ambitie uitgebreid en daarom verwelkomen wij graag (jou) als nieuwe recordmanager.

Specifieke taken en verantwoordelijkheden
1. Samen met de collega's van Recordmanagement werk je aan het uitvoeren van verbeteracties voor het informatiebeheer aan de hand van het verbeterplan voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente.
2. Het uitvoeren van kwaliteitscontroles en het bewaken van de kwaliteit van zaakregistraties in het zaaksysteem.
3. Adviseren en meewerken in projecten om de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren te bewaken en te verbeteren binnen de organisatie (o.a. bij nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet, WOO en bij de inrichting van nieuwe procesapplicaties).
4. Samen met collega's van Functioneel Beheer, Informatiebeheer, Informatiemanagement, ICT en Recordmanagement werk je aan de optimalisatie van het informatie- en archiveringsproces in brede zin vanuit jouw expertise en bevindingen.
5. Je werkt aan het bijhouden van het digitale (en deels papieren) archiefbeheer. Denk daarbij aan het opstellen van vernietigingslijsten, dossiervorming, het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers.