Recordmanager

Opdrachtomschrijving

Wat ga je doen?

Je bent de eerste Recordmanager die de weg bereidt en lijnen uitzet voor de komst van nog meer Recordmanagers. Als Recordmanager houd je je bezig met duurzaam digitaal informatiebeheer. In de eerste fase kun je ook je fysieke archiveringskennis nog volop inzetten in een aantal lopende projecten, maar tegelijkertijd en geleidelijk steeds meer ligt het accent op het digitaal informatiebeheer. Hierbij ondersteun je de organisatie bij het informatiebeheer in de werk- en zaakprocessen van de medewerkers in de teams. Dat doe je door:

• bestaande of nieuwe werk- en zaakprocessen mee te ontwerpen en in te richten, zoveel mogelijk geautomatiseerd en ‘onder water’. Je geeft integrale adviezen hierover, daarbij rekening houdend met de vele aspecten die een rol spelen, zoals organisatorische, technische en juridische aspecten;
• dankzij je contacten en pro-actieve werkwijze te zorgen dat je “aan de voorkant” zit in werkprocessen en daarmee ook echt “aan de voorkant” jouw bijdrage kunt leveren. Hierbij heb je een verbindende rol;
• verantwoordelijkheid te nemen voor het maken van heldere werkafspraken, werkinstructies, procedures en richtlijnen (tactische kaders) voor collega's en derden en door deze in de organisatie c.q. het betreffende organisatieonderdeel te borgen;
• proactief te volgen hoe het informatiebeheerproces verloopt en steeds alert te zijn op kansen en mogelijkheden voor verbetering en doorontwikkeling;
• de provinciale informatie in beheer- en zoeksystemen conform wet- en regelgeving te beheren, te zorgen voor de toepassing van selectielijsten en de overbrenging naar de archiefbewaarplaats te verzorgen. De informatie kan zich bevinden in een zaaksysteem, DMS, netwerkschijf, procesapplicatie, als registratie in een database, etc. Deze informatie wordt beheerd in alle levensfasen: vanaf creatie, tijdens en na behandeling tot en met vernietiging of overdracht aan de archiefbewaarplaats;
• te fungeren als vraagbaak voor de organisatie, met name bij complexe informatieverzoeken.

 

Kandidaatomschrijving

Kennis en kunde:

• je beschikt over een relevante afgeronde opleiding als Recordmanager op minimaal HBO-niveau, waarvan informatiebeheer in al zijn facetten belangrijke onderdelen vormden;
• Je hebt werkervaring als recordmanager, liefst bij de overheid;
• Je hebt actuele kennis van de Archiefwet en aanverwante wet- en regelgeving (denk aan WOO, AVG en BIO) en bent bekend met moderne oplossingen voor actuele informatiebeheervraagstukken.

Competenties:
Je bent een bevlogen vakgenoot in het vakgebied van het duurzaam informatiebeheer en een energieke en ondernemende aanpakker die het leuk vindt om met collega’s samen te werken. Je houdt van de afwisseling van denken en doen, van adviseren en uitvoeren, van zelfstandig en zelf startend werken en samenwerken in projecten en teams. Je bent proactief en oplossingsgericht; je denkt vooruit, denkt mee en handelt hiernaar. Je bent klantgericht, digivaardig, leergierig en nieuwsgierig ingesteld. Tot slot ben je zorgvuldig in de omgang met persoonlijke, vertrouwelijke en waardevolle informatie.

Interviewplanning

We streven er naar de gesprekken te houden op woensdag 14 december 2022.

Toelichting op rooster

De provincie werkt met flexibele werktijden en wisselt thuis en op kantoor werken met elkaar af. Afhankelijk van de afspraken in het team kan er een vaste kantoordag gelden.