Recordmanager
Nationale Politie
max €100 per uur
Utrecht
36 uur per week
- Algemeen-projectmanagement
20 juni 2022
31 mei 2023
De opdrachtomschrijving
Opdracht omschrijving
Digitaal informatiemanagement wordt steeds belangrijker en zal uiteindelijk het fysiek archiveren van papier grotendeels vervangen. De ontwikkelingen gaan snel en zorgen voor grote veranderingen in de manier van werken van het Team Documentaire Informatie Voorziening. We zoeken daarom recordmanagers die willen meedenken en meewerken om de verdere inrichting en toepassing van de nieuwe systemen mogelijk te maken.
Je komt te werken in Nieuwegein bij het Team Documentaire Informatie Voorziening (DIV), dat onderdeel uitmaakt van de Dienst Facility Management. Het team verzorgt het informatie- en archiefbeheer voor de politie. We ondersteunen en adviseren de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van digitaal documentair informatiemanagement en archiefbeheer. Daarnaast bewaken we continu of het archief voldoet aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van archivering en privacy. Samen met adviseurs documentaire informatievoorziening, businessanalisten, recordmanagers en experts op het gebied van digitale informatievoorziening vorm jij Team Duurzaam Informatiebeheer i.o. Eens per week hebben we met het gehele team een stand-up, waarin we bespreken met welke projecten we bezig zijn.Ook wij zijn anders gaan werken. Je krijgt de vrijheid om dat vanaf een politielocatie of vanuit huis te gaan doen, dus tijd en plaats onafhankelijk. Samen met jou onderzoeken we de mogelijkheden én jouw wensen voor flexibiliteit in je werk.
Verantwoordelijkheden
Voor het management ben je adviseur en sparringpartner als het gaat over (digitaal) informatie- en archiefbeheer.Binnen de gestelde eisen en wensen richt je ons RMA (Documentum) verder in. Daarnaast voer je binnen de kaders van het gebruikte kwaliteitssysteem controles uit op bijvoorbeeld het gebruik van de juiste archiefstructuur, op de kwaliteit van de dossiers en op de gebruikte metadata. Over de uitkomsten van de controles rapporteer je aan het management. Ook heb je contact met medewerkers en om de onderlinge samenhang tussen werkprocessen te borgen. Indien nodig stel je informatie beschikbaar ten behoeve van onderzoeken of de afhandeling van WOB-verzoeken.
Type inzet
Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.
Doelstelling
Als recordmanager organiseer en verzorg je conform de Archiefwet alle formele aspecten van het digitale informatie- en archiefbeheer van de politie. Daarbij ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit de (proces)systemen en applicaties die binnen de politie worden gebruikt.Je vertaalt de wettelijke kaders naar interne procedures en stemt deze af met de eigenaren van de informatie. Ook beheer en vernieuw je de archiefstructuur van de organisatie. Je zorgt verder voor het overbrengen van digitale archieven naar onder andere het Nationaal Archief en je regelt het vernietigen van informatie conform de geldende wet- en regelgeving.
Contacten
Collega's Team Duurzaam Informatiebeheer i.o. (waaronder DIV adviseurs, productowner, businessanalisten)
Collega's IM/IV (Productiehuis w.o. Devops team)
(gedelegeerde) Proceseigenaren
Opleiding
- Afgeronde HBO-diploma in de richting Informatiemanagement of vergelijkbaar;
- succesvol afgeronde Leergang Aankomend Record Manager of vergelijkbaar.
Professionele kennis en werkervaring
- Minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
- Kennis van archivistiek (normen en standaarden, relevante wet- en regelgeving);
- Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen en van ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken;
- Kennis van ECM systemen (bij voorkeur Documentum/Appworks).
Competenties
- Klantgerichtheid
- Probleemanalyse
- Overtuigingskracht
- Leervermogen
- Initiatief
- Samenwerken
De Eisen
- Eis 2. HBO-diploma in de richting Informatiemanagement of vergelijkbaar. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
- De Externe is inzetbaar vanaf 20-06-2022 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-05-2023 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
- Eis 3. Succesvol afgeronde Leergang Aankomend Record Manager. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
- Eis 4. Vereiste competenties/vaardigheden: Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens. Overtuigingskracht: Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën. Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie. Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten. Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.
- 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.
De Wensen
- Wens 1. Kennis van archivistiek (normen en standaarden, relevante wet- en regelgeving). Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
- Wens 2. Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen en van ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
- Wens 3. Kennis van ECM systemen (bij voorkeur Documentum). De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= geen ervaring met deze wens 3/5= Kennis en ervaring met ECM systemen 5/5= Kennis en ervaring met Documentum
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening
Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk
Mis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox