Projectsecretaris Opgave Warmte

Jouw functie Als projectsecretaris ben jij de duizendpoot van de opgave Warmte. Je zorgt voor ondersteuning van verschillende projectteams en je bent verantwoordelijk voor het sturen op het behalen van de planning van verschillende deelprojecten die bij de opgave horen. Ook zorg je voor een goede archivering waardoor stukken gemakkelijk terug te vinden zijn. Jij bent de rechterhand van verschillende projectmanagers.

Binnen de opgave lopen verschillende projecten. Voor een aantal van deze projecten ben jij betrokken bij de wekelijkse afstemming van de teams . Verder ben je verantwoordelijk voor het inplannen van afspraken en het organiseren van overleggen. Jij verstuurt de (agenda)stukken, bereidt de bijeenkomsten voor en zorgt voor een nette en complete verslaglegging. Daarnaast houd je de projectbegrotingen en de planning bij. Wanneer je merkt dat een project vertraging op loopt, signaleer je dit en denk je mee in oplossingen. Ook zorg je voor een goede archivering waardoor stukken makkelijk terug te vinden zijn. Jij geeft organisatorische ondersteuning waar nodig en denkt graag mee over de inrichting en verbetering van werkprocessen. Ook behoud je het overzicht van ons interne en externe netwerk, de relevante informatiestromen en de activiteiten die we gezamenlijk ondernemen. Tot slot ben je bewust van de invloed en samenhang van politiek bestuurlijke bewegingen op ons werk en houd je hier rekening mee.

Jouw profiel

Jij bent een enthousiaste projectsecretaris en staat echt te springen om meters te maken. Jij hebt een proactieve werkhouding en voelt goed aan wat de prioriteiten zijn en neemt kennis snel tot je. Hierbij zet jij een kritische en onafhankelijke blik in, waardoor je in staat bent om verbeterprocessen en mogelijke obstakels tijdig te signaleren. Door jouw probleemoplossend vermogen en analytische vaardigheden in te zetten, weet jij problemen zelfstandig op te lossen, ook weet jij de weg binnen een organisatie snel te vinden. Je schakelt hierbij snel en weet het overzicht te behouden. Jij bent altijd op de hoogte van de gemaakte afspraken en bent in staat om planmatig te werken. Met jou in het team worden afspraken behouden, bewaakt, en waargemaakt. Verder ben je communicatief vaardig, in zowel woord als schrift. Jij schrijft heldere en beknopte notities zodat iedereen snel op de hoogte is van de stand van zaken.