Projectsecretaris energietransitie

Opdrachtomschrijving

Als Projectsecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de energietransitie van de gemeente. Je biedt organisatorische, secretarieel/administratieve ondersteuning aan de projectleider, het project en het participatieproces. Je hebt signalerende, uitvoerende en adviserende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang.

Je gaat met de volgende taken/werkzaamheden aan de slag: 

• Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging, organisatie van faciliteiten van overleggen of bijeenkomsten;
• Ondersteunen in de communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaken van deadlines;
• Agendabeheer van de projectleider waar je voor werkt;
• Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
• Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
• Procesbewaking en meeschrijven aan projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante besluitvormingsstukken;
• Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
• Je bent sparringpartner voor de projectleider en adviseert en rapporteert over de voortgang van het project;
• Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie;
• Je levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement.

Kandidaatomschrijving

Je bent geschikt voor de rol als projectsecretaris als jij ondernemend bent, organisatietalent hebt en graag mee vooruit denkt. Het geeft jou energie om een radar te zijn in een groter geheel en te zorgen dat alles (weer) op rolletjes loopt. 

Daarnaast heb je een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.