Projectsecretaris

Algemeen:

Het betreft de volgende werkzaamheden op hoofdlijnen:

•Ontzorgt het team door proactief (administratieve en secretariële) werkzaamheden uit handen te nemen van het IPM-team door o.a. signalen op te pakken, onderneemt daar actie op en regelt de zaken in het belang van het project.

•Is flexibel / heeft een flexibele houding, waarbij wordt ingespeeld op de ontwikkelingen die het team doormaakt;

•Is proactief / heeft proactieve interactie met projectteammedewerkers, onderhoudt daarbij contacten met IPM-rolhouders in verband met administratieve en andere praktische zaken

•Levert goede kwaliteit en is creativiteit in het vinden van oplossingen. De professionaliteit van het projectteam is hoog;

•Coördineert activiteiten en afspraken, fungeert als vraagbaak, en bewaakt de voortgang van de eigen taken;

•Is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de projectteamvergaderingen en assisteert bij de verslaglegging van activiteiten en communicatie daarvan (conceptagenda opstellen, relevante documenten verzamelen en aanleveren, datumafspraken maken, locatie regelen, notuleren, bijhouden actielijsten, etc.);

•Staat open voor samenwerking met de toekomstige aannemer en andere aan het project gerelateerde partijen, zowel binnen als buiten Rijkswaterstaat;

•Verbetert en ontwikkelt zichzelf;

•Heeft een goede samenwerking met documentbeheer en archiefvorming.

Samen met anderen

Het team van VenR kent een kernteam waaronder twee deelsporen zijn ingericht, allen ingericht volgens het IPM-model. Jij maakt onderdeel uit van de discipline projectbeheersing, die onder de verantwoordelijkheid valt van de manager projectbeheersing en projectbreed (dus kernteam plus de beide sporen) opereert. Je ondersteunt een belangrijk en complex project met draagvlak, een hands-on mentaliteit en een flinke dosis doorzettingsvermogen. Je helpt de projectmanager en de andere IPM-rolhouders en ontzorgt door adviezen te geven. Je bent stressbestendig en door samen te werken weet je een gezamenlijk resultaat te behalen. Je bent proactief en accuraat, zoekt altijd naar verbeteringen, en deelt actief kennis en ervaringen binnen het vakgebied. Je draagt bij aan de ondersteuning en coördinatie van processen van het project;