Projectassistent

Waar ben jij van?

Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring weet jij als geen ander wat er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en dat alle partijen op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen en belangrijke informatie.

 

Jouw functie

Het Ingenieursbureau van de gemeente Rotterdam is op zoek naar een nieuwe collega die mee wil helpen de projecten die er worden gedaan in goede banen te leiden. Samen met jou zorgt het IBR ervoor dat wijken, wegen, groen en gemeentelijke objecten in topconditie blijven en dat bewoners, bezoekers en bedrijven Rotterdam een prettige stad vinden om te wonen, te werken en te ontspannen. Klimaatadaptatie en circulariteit staan hoog op de agenda. Het IBR zoekt niet alleen voortdurend naar innovatieve oplossingen maar streeft ook naar continue verbetering van de eigen werkprocessen. Jij kunt daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

Als projectassistent ga je ondersteuning leveren aan meerdere projectleiders, directievoerders en adviseurs. Concreet betekent dit: 

Het plannen en organiseren van overleggen;

Het voorbereiden van overleggen;

Het maken van verslagen;

Agendabeheer;

Het opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten;

Het bewaken van de actie- en besluitenlijsten;

Het maken en bewaken van planningen;

Opstellen organogrammen tbv in kaart brengen projectorganisatie incl. verantwoordelijkheden en communicatielijnen;

Het beheren van de digitale dossiers;

Projectportfolio systeem beheren (App Jira/ Mendix)

Genereren van diverse rapportages;

Het opstellen van offertes;

Financiële administratie bijhouden;

Profilering uitgevoerde projecten of onderzoeken (bv opstellen artikelen incl. foto’s op social media)

Het verzorgen van de omgevingscommunicatie;

 

Jouw profiel

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Binnen deze functie ervaar je veel afwisseling, daarom wordt van jou een bepaalde mate van zelfstandigheid verwacht. Je bent een teamspeler die anderen graag ontzorgd. Je bent zorgvuldig en precies bij het uitvoeren van je taken, levert tijdig het afgesproken resultaat en koppelt op tijd terug (accuratesse). Je anticipeert op veranderende omstandigheden en schakelt gemakkelijk tussen je eigen werk en dat van anderen (flexibiliteit). Bij contacten van verschillende niveaus houd je rekening met verschillende behoeften en belangen, herkent tegenstellingen en kiest een geschikte aanpak. In een gesprek neem je zo nodig het initiatief en luistert actief, valt samen, vraagt na bij de ander en maakt gevoelens bespreekbaar (communiceren). Je weet personen met uiteenlopende belangen op één lijn te krijgen. Je maakt en houdt zich aan afspraken en bewaakt naleving van afspraken van anderen in de werkomgeving. Je bent in staat eigen en andermans werkzaamheden te benoemen in concrete doelen (resultaatgerichtheid), een realistische planning op te stellen en het werk van anderen te structureren (planmatig werken) en de planning en voortgang te bewaken en zo nodig in te grijpen (voortgang bewaken). Tot slot beschik je over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.