Programmasecretaris Sluizenprogramma

Het Rijkswaterstaat Programma Sluizen 2.0 opereert landelijk. Het is een samenwerking van alle IPM-teams die een sluizen (aanleg- of VenR) project voorbereiden en realiseren. Deze samenwerking richt zich o.a. op leren en ontwikkelen over de projecten heen, inspelen op (organisatie)ontwikkelingen, samenwerking met marktpartijen en kennisinstituten en is gericht op zichtbaarheid binnen en buiten RWS,

Voorbeelden van projecten die binnen het Sluizenprogramma worden uitgevoerd zijn:

planfase Vervanging en Renovatie sluizen Weurt en Heumen

Renovatie van de Krammersluizen (aanbestedingsfase)

Uitbreiding sluiscomplex Terneuzen (realisatiefase)

Renovatie van de Krammersluizen (aanbesteding)

Renovatie van de Marijkesluis (realisatiefase)

Het Programmateam wordt aangestuurd door 2 Portfoliomanagers (PFM) vanuit De Werf, ondersteund door een adviseur projectsturing.

Het Programmateam sluizen zoekt een programmasecretaris die de Portfoliomanagers, adviseur projectsturing en deelnemende projectmanagers (PM’s) faciliteert in het oppakken van programmabrede onderwerpen en werkzaamheden. Daarnaast speel je een rol in de communicatie, kennisdeling en coördinatie van het programma. Hierin heb je een signalerende rol en pakt in overleg met betrokkenen zaken op. De deskundigheid zit vooral in het goed kunnen initiëren, uitwerken en aanjagen van programma-activiteiten i.s.m. de projectmanagers en andere deelnemers aan het programma. Het vraagt een brede, verbindende en niet specialistische kijk op het programma.

Samen met anderen

De programmasecretaris maakt onderdeel uit van het Programmateam en valt onder de verantwoordelijkheid van programma-manager.

In deze opdracht faciliteer je de PFM en de deelnemende PM . Daarnaast gaat het om het bijdragen aan de interne communicatie en coördinatie van werkzaamheden waarin ook afstemming wordt gevraagd met de verschillende projectteams en indien gewenst andere betrokkenen bij het programma.

Elke dag beter

Je hebt oog voor innovatie en draagt bij aan ontwikkeling van beleid. Hierin faciliteer je actief kennisdeling met collega’s binnen het programmateam en met andere afdelingen en productielijnteams binnen RWS. Je zet actief je netwerk in om kennis te verbreden. Verder lever je een belangrijke bijdrage aan externe communicatie.

Werkzaamheden

Voor het Programma Sluizen zoeken wij een programmasecretaris. Deze programmasecretaris zorgt in overleg met de PFM en de adviseur OG/ON voor het oppakken van programma-brede werkzaamheden. Daarnaast organiseert en faciliteert de programma-secretaris ook bijeenkomsten m.b.t. kennisdeling.

De werkzaamheden van de programma-secretaris bestaan o.a. uit de volgende onderdelen:

Communicatie, Organisatie & Planning

•Interne communicatie programmateam;

•Mede opstellen en vaststellen van diverse producten en documenten zoals presentaties en evaluaties;

•Faciliteren totstandkoming bijeenkomsten met in- en externe partners;

•Notuleren programmateam overleggen;

•Bijhouden van programmabord en planning.

Kennisdeling:

•Organiseren en faciliteren (dagvoorzitterschap) van programmamiddagen en kennis-bijeenkomsten zoals evaluaties;

•Bijdragen aan organisatieontwikkelingen en het implementeren van nieuw RWS-beleid in het programmateam.

Coördinatie Programma-brede onderwerpen:

•Bijdrage aan het inkopen van onderzoeksvragen;

•Organiseren van lunchlezingen;

•Mede verzorgen van externe communicatie zoals Nieuwsbrieven.

Competenties

Je bent RADIO-V: resultaatgedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.

Gestructureerd en accuraat

Plannen en organiseren

Flexibiliteit

Samenwerking