Programmasecretaris opvang vluchtelingen

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 700 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
De gemeente Hilversum werkt aan de opzet van een Programma Opvang vluchtelingen. Dit programma gaat over de opvang van alle vluchtelingen in de gemeente. Voor dit programma is de gemeente per direct op zoek naar een programmasecretaris. In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het programma in de breedste zin van het woord.

De opdracht is om voor het totale programma, in samenwerking met de programmamanager structuur en overzicht te creëren en te behouden. Je bereidt overleggen voor, maar denkt ook kritisch mee, brengt aandachtspunten in en adviseert. Je onderneemt proactieve acties om duidelijkheid te creëren en informatie te verzamelen.

In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor:

• Overzicht en rapportage: zorgen voor overzicht in cijfers van bijvoorbeeld locaties en financiën op basis van input uit het team. Verwerken van informatie in dashboards, visualisaties en of overzichten. Het voorbereiden/opstellen van periodieke management- en bestuur rapportages;
• Sparringspartner voor de programmamanager: knelpunten signaleren in processen, actief meedenken over oplossingsrichtingen, ontwikkelingen bijhouden en betrokkenen hierover informeren en adviseren;
• Plannen en organiseren van vergaderingen voor programmateam en projectleiders: voorbereiden van agenda’s voor overleggen  en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
• Administratie: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen;
• Archivering: het verzorgen van een goede archivering van documenten in het zaaksysteem;
• Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
• Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor bijeenkomsten met bewoners of grotere bijeenkomsten met collega’s het regelen van ruimtes en faciliteiten;
• Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: maken van voorbladen, opzet van besluitvormingsstukken;
• Communicatie: ondersteunen in de communicatie rond het programma, bijhouden van de mailbox van het programma, verzorgen van mailings aan bewoners en andere betrokkenen/stakeholders.

Naast de programmamanager en de programmasecretaris, bestaat het programmateam in ieder geval uit twee projectleiders. Vanuit de lijn wordt het programmateam aangevuld door expertise vanuit beleid, communicatie, financiën, inkoop, omgevingsmanagement en OOV.

Competenties
- Positief ingesteld;
- Overzicht en structuur;
- Oog voor detail;
- Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk);
- Proactief;
- Samenwerkingsgericht.