Om - projectsecretaris

Beschrijving Opdrachtgever
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM
werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en
kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en
gewaardeerd worden. Ook in talent en groei.

Beschrijving project roosteren
Het OM sluit aan op de roosterdienstverlening van P-Direkt.
De roosterplanning betreft het inzetten van medewerkers op wisselende tijden met behulp van ZRP
Web (Zittingenroosterplanning) en RRA (Rijksroosterapplicatie) met nader uit te werken uitwisseling
van gegevens. Beide applicaties hebben functionaliteiten die we logisch met elkaar willen verbinden.
De te integreren roosterapplicatie RRA/ZRP Web dient medio 2025 in productie te zijn voor het
maken van roosters voor januari 2026 en alle volgende.
Het aantal medewerkers dat wordt geroosterd bedraagt ca 1600.

De strategische organisatiedoelstellingen is het professionaliseren van het planproces opdat vraag
en aanbod van werk door het jaar heen in balans zijn. De organisatie bewerkstelligt dat de
capaciteitsbehoefte wordt ingevuld. De medewerker heeft invloed op de momenten waarop hij werkt
ten behoeve van de individuele werk/privébalans. De werkvraag is leidend.
De uitbetaling van vergoedingen voor werken op onregelmatige uren geschiedt geautomatiseerd bij
P-Direkt. Opbouw en opname van verlof wordt automatisch verwerkt in de verlofadministratie van P-
Direkt. Overdracht van persoonsgebonden gegevens tussen bedrijfssystemen wordt zo veel mogelijk
teruggebracht.
Het project roosteren is een landelijk project dat een belangrijke uniformering van het roosterproces
behelst voor alle 13 parketten. De inrichting van de applicatie zal per parket in beperkte mate
blijven verschillen. De bestaande roosterdiversiteit maakt het implementatieproces complex.


Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden
Het project roosteren is opzoek naar een projectsecretaris. Als projectsecretaris ben je de
rechterhand en sparringpartner van de projectleider en draag je zowel organisatorisch, projectmatig
als inhoudelijk je steentje bij aan het programma.



Wat ga je doen?
Een greep uit jouw taken:

- Je maakt projectdocumenten, zoals plannen van aanpak, begrotingen, en
besluitvormingsdocumenten;
- Je bewaakt de voortgang en signaleert afwijkingen;
- Je levert input voor voortgangsrapportages en bewaken van het projectbudget.
- Je hebt regelmatig contact met belangrijke interne en externe stakeholders binnen het
project.
- Je bewaakt de voortgang en afhandeling van acties en besluiten, bereidt besluitvorming voor
en je maakt een verslag van overleggen.
- Je plant, agendeert, coördineert en maakt afspraken met in- en externe relaties en bepaalt,
eventueel in overleg, prioriteiten. Je biedt inhoudelijke en organisatorische ondersteuning
voor verschillende overleggen en zorgt voor de verslaglegging.

Daarnaast zal de projectsecretaris gevraagd worden bijstand te verlenen aan deelprojecten.
Hierover worden vooraf afspraken gemaakt om te borgen dat dit binnen de taken en tijdsbesteding
valt. Fysieke ontmoetingen hebben plaats in Den Haag
of Utrecht.






V 2.0 dd. 15 augustus 2018