Managementondersteuner

Opdrachtomschrijving

Wil jij PA zijn voor de directeur-generaal (DG) van Rijkswaterstaat (RWS)? Voel jij je thuis in een veeleisende werkomgeving op politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau? Ben jij in staat om overzicht te houden en ben je flexibel en stressbestendig? Kun jij nauwgezet omgaan met vertrouwelijke informatie en ga je zorgzaam om met interne en externe contacten? En ben je per direct beschikbaar? Dan ben jij de collega die we zoeken!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol 

Een goedlopende organisatie vraagt om een goedlopend management. En een goedlopend management vraagt om de juiste ondersteuning. Als efficiënte duizendpoot ben jij dan ook onmisbaar voor de DG: jij zorgt ervoor dat zij zich 100% op haar taken als bestuurder kan richten. Primair werk je voor de DG. Jouw werkzaamheden omvatten daarnaast desgewenst ook ondersteuning aan de plaatsvervangend (p)DG. Deze ondersteuning bied je deels vanuit huis en deels vanuit Den Haag (jouw standplaats) en Utrecht.

De PA van de DG heeft vooral contact met de landelijke organisatieonderdelen van RWS en met de gehele externe omgeving van RWS zoals onder andere de Haagse departementen, bestuurlijk Nederland, marktpartijen en andere stakeholders zoals Ngo’s.

Je doet dit niet alleen; je bemenst het secretariaat samen met andere management ondersteuners (mo’s) van de DG en maakt deel uit van de kleine managementpool voor de DG, (p)DG en CFO.

Daarnaast maak je deel uit van het bestuurssecretariaat waarin je met de andere mo’s van de kleine managementpool samenwerkt met de twee bestuurssecretarissen en twee adviseurs.

Werkzaamheden

·       agendabeheer van de DG en het afhandelen van inkomende mails;

·       telefonisch te woord staan van contacten, van medewerkers en relaties tot senior management; hierbij filter je informatie en contacten op relevantie en handel je uiteenlopende vragen zelfstandig af;

·       aanmaken van (digitale) dossiers en zorgen dat de DG tijdens haar overleggen over relevante informatie en dossiers beschikt. Hiervoor zorg je dat tijdig de juiste annotaties worden verzorgd. Dat vereist een proactieve houding met passend inlevingsvermogen;

·       bewaken van acties die moeten worden uitgevoerd en indien nodig alvast in gang zetten; je weegt belangen en consequenties van ontwikkelingen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico zelf af;

·       organiseren van bijeenkomsten en regelen van de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale meetings en fysieke bijeenkomsten, ontvangen van bezoekers en uitwisselen van informatie over lopende zaken met hun relaties;

·       boeken van (buitenlandse) dienstreizen.

Ook maak je deel uit van het team van mo’s van de Bestuursstaf, waarin ook de mo's van de stafdirecteuren zitten, waar je regelmatig mee samenwerkt. Je hebt regelmatig contact met je collega-mo’s en andere contacten bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Je beschikt aantoonbaar over de gevraagde vaardigheden en competenties: je kunt snel schakelen en bent zeer stressbestendig, je gaat goed om met vertrouwelijke informatie, je onderhoudt een relevant relatienetwerk, je hebt het abstractievermogen om hoofdzaken van details te onderscheiden, je krijgt snel inzicht in het netwerk waarin de DG opereert en je hebt het inschattingsvermogen wat daarin meteen moet of kan wachten. Je hebt een proactieve houding met passend inlevingsvermogen en een hoge mate van flexibiliteit, overzicht, rust en een goede dosis standvastigheid. Daarnaast ben je klantgerichtheid en integer. Middels concrete voorbeelden dient dit duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en tijdens het sollicitatiegesprek. Past dit helemaal bij jou? Dan ben jij de collega die we zoeken!