Managementassistent VTH

Korte beschrijving speelveld
Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH) zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers
de regels naleven. Dat doen we voor een leefbare en veilige stad. VTH kent drie afdelingen met een
eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het Officemanagement van VTH.

Je taken zijn:
• Dat je de secretariaatsmailbox beheert en verzoeken zelfstandig afhandelt. Je samen met
col ega’s zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk
gemakkelijk overgenomen kan worden;
• Je afdelings- en/of management-overleggen notuleert en afspraken bewaakt;
• Proactief de agenda en soms ook de mailbox van de teamleiders beheert;
• Je proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleert en zorgt voor opvolging;
• Je bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen reserveert;
• Je ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat
de Outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;