Managementassistent Duurzaamheid

Jouw Functie

Deze functie biedt een uitstekende kans om kennis te maken met de jonge, dynamische afdeling Duurzaamheid van de gemeente Rotterdam. Jouw takenpakket bestaat uit verschillende onderdelen. Allereerst ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer van een aantal MT-leden van de afdeling. Daarnaast werk je samen met en ben je achtervang van de twee andere managementassistenten van de afdeling. Je pakt proactief en gevraagd afdelingsbrede zaken op zoals het doen van bestellingen en organiseren van locaties of uitjes.

Concreet bevatten je taken het volgende:

Beheren van complexe agenda’s van verschillende MT-leden.

Eén dag per week beheren van agenda van het afdelingshoofd en vervanging van managementassistent van het afdelingshoofd.

Organiseren van vergaderingen/overleggen. Je zorgt dat alle deelnemers van het overleg tijdig de vergaderstukken ontvangen, je reserveert vooraf een vergaderruimte.

Ondersteuning bieden bij de organisatie van verschillende (digitale) bijeenkomsten tot afdelingsbijeenkomsten.

Bestellingen plaatsen in Oracle. Denk hierbij aan het regelen van bloemen voor een zieke medewerker, een lunch bestellen voor een overleg of het regelen van een presentje voor de feestdagen.

Notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.

Tijdig signaleren van veranderingen en relevante zaken voor de afdeling.

Oppakken van verschillende ondersteunende taken.

Jouw profiel

We zoeken een ervaren Managementassistent die goed kan prioriteren en hoofd- en bijzaken kan onderscheiden. Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband. Daarnaast ben je in staat om snel te schakelen, een spoedvraag die binnenkomt pak je gemakkelijk op. Door jouw proactieve houding weet je te ontzorgen. Daarnaast blink je uit in je organisatorische skills. Jij bent een aanpakker die initiatief toont en ziet wat er nodig en voegt de daad bij het woord. Je bent uitstekend in de Nederlandse taal zowel in woord als schrift. Je bent ondernemend en resultaatgericht. Door jouw proactieve werkhouding zie je wat er moet gebeuren en je denkt mee over mogelijke verbeterprocessen. We stimuleren je om eigen verantwoordelijkheid te nemen en het werk naar eigen inzicht in te delen. Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die kan ontzorgen.