Managementassistent

Managementassistent

                      

Korte beschrijving speelveld

Krijg jij er een kick van om 10 dingen tegelijk te doen en bemoei jij je naast de uitvoer van secretariële taken ook graag met sommige facilitaire zaken? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent!
Ben jij een ster in organiseren, altijd op zoek naar verbetering en krijg jij energie van het proactief ondersteunen van managers? Met jouw inzet en enthousiasme kan jij een groot verschil maken binnen onze organisatie.

In deze functie maak je deel uit van het secretariaat Directiezaken. Samen met je twee collega’s ondersteun je naast Directiezaken ook de afdeling Inzamelen, Markten en Havens en Wijkonderhoud en Service. Je regelt met de collega’s van het team de planning en de bezetting van het secretariaat. Daarnaast werk je als team samen aan de doorontwikkeling van het team.

Dit is je werk
We zoeken een managementassistent pur sang. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je

• Managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
• Samen met je collega’s een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
• Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
• Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
• De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
• Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor directie en management. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
• Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

Informatie over de afdeling

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het team Officemanagement bij Bedrijfsvoering van Stadsbedrijven. Het team Officemanagement draagt met elkaar de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het management als geheel, waarbij ieder ook een apart vast team vormt met de eigen manager of het managementteam.

Wij bieden jou een enorm afwisselende opdracht en de kans om jouw managementervaring in te zetten voor één van de grootste uitvoerende afdeling van de Gemeente Utrecht, namelijk Stadsbedrijven. Om jou te inspireren, kom je te werken in een bruisende omgeving. Ons kantoor staat op de tractieweg in Utrecht als middelpunt van de uitvoering.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze opdracht is het belangrijk dat jij een beschikt over een servicegerichte instelling en een gevoel voor verhoudingen en kwaliteit. Je bent nieuwsgierig en neemt initiatief om iets op te pakken of te vragen. Met je proactieve instelling ben je een onmisbare ondersteuning voor het team. Als managementassistent ben jij het visitekaartje van de afdeling en vorm je de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Je kunt snel schakelen en denkt mee. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt overzicht op je eigen werk. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
 

• Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau.
• Minimaal 3 jaren ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving
• Bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met agendabeheer op een afdeling voor meerdere collega’s/managers
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
• Kennis van iBabs is een pre; (vergadersysteem)
• Je bent enthousiast en gemotiveerd!

Dit is handig om te weten
Er zal telefonisch contact met je worden opgenomen als je wordt uitgenodigd. Startdatum is uiterlijk 30-5.


Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. Bij gebleken geschiktheid behoud de gemeente Utrecht zich het recht voor om meerdere kandidaten uit deze procedure aan te nemen. Een deta-vast constructie kan tot de mogelijkheden behoren, kosteloze overname na 12 maanden is een optie. Indien dit niet akkoord is, graag toelichten in de motivatie.