Managementassistent

Jouw functie

Als management assistent lever je ondersteuning aan het afdelingshoofd en het managementteam. De afdeling zit in een doorontwikkeling. Het afgelopen jaar zijn veel nieuwe collega’s gestart en heeft een herijking van rollen en functies plaatsgevonden. Ook het Managementteam heeft een proffessioneleringsslag gemaakt. Het MT vergadert wekelijks en geeft zo gezamenlijk vorm aan het integraal management van de afdeling. Als managementassistent bereid jij de vergaderingen voor, stem je de agenda af met de voorzitter, maak je een verslag en zorg je voor een actielijst. Waar nodig zet je zelf ook acties uit (bv inplannen van afspraken, het maken van overzichten, communicatie naar afdeling) en attendeert de MT-leden op het oppakken van hun eigen acties. Je plant vooruit en signaleert ook thema’s die relevant zijn voor bespreking in het MT. Je zorgt voor overzicht en structuur en doet voorstellen voor verbetering. Daarnaast plan je afspraken in en reserveer je vergaderruimtes via Planon.

Jouw profiel

Als managementassisten blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om het management volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Je neemt een proactieve houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het bewaken van afspraken en acties die voortvloeien uit vergaderingen en in je samenwerking met andere collega’s uit het team van managementassistenten, waarvoor je soms ook taken waarneemt. Waar nodig maak jij je collega’s nogmaals attent op de afspraken wanneer de deadline in zicht komt. Zowel schriftelijk als mondeling ben je communicatief vaardig. Je hebt oog voor jouw collega’s op de afdeling, waardoor je benaderbaar bent en verbindend. Samenwerken is voor jou geen probleem. Als er ergens een gat is, vul jij dit moeiteloos op. Ook kun je goed je eigen werkzaamheden zelfstandig uitvoeren, plannen en prioriteren. Door jouw integere houding ben je de stabiele factor waar eenieder binnen het MT op kan bouwen en blind op durft te varen. Tot slot ben je een organisatietalent je organiseert bijeenkomsten en alles wat daarvoor nodig is, waardoor je het team op dat stuk volledig ontzorgt. Daarnaast wordt er van je verwacht dat je accuraat, doortastend en flexibel bent. Je wacht niet af, stapt erop af als het nodig is en observeert scherp. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Het ‘anders werken’ waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van het management.