Managementassistent

Organisatie
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatiegestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
De afdeling Facilitaire Zaken (FZ) zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan, waaronder ook de ondersteuning van het bestuur. Daarnaast verzorgt zij voor haar in- en externe klanten, het beheer van het gemeentelijk vastgoed. Het cluster ‘Ondersteuning van de Werkomgeving’ levert diensten en/of producten die het mogelijk maken voor haar interne klanten om op een plezierige manier hun werk te doen. Wij hebben het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan en dit is dan ook een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Opdracht
Als managementassistent ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel vlak. Je managet de agenda, plant afspraken, verzorgt correspondentie en bewaakt actief het telefoon-en mailverkeer. Je verricht ook enkele werkzaamheden ter ondersteuning van de teamleiders van afdelingen. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de afdeling(en) waar je voor werkt. Ook plan en bereid je vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor, stel je besluiten-/-actielijsten op en bewaakt daarbij de actiepunten en stukkenstromen. Je organiseert de naturalisatiebijeenkomsten van onze gemeente en ter plaatse coördineer je daar de bijeenkomst zodat deze feestelijk en voorspoedig verloopt. Daarnaast bereid je diverse bijeenkomsten voor, zowel fysiek (klaarzetten ruimtes, instellen apparatuur, organiseren van lunches/activiteiten etc.) als digitaal.

Competenties

• Flexibiliteit: Je speelt in op veranderende prioriteiten en kunt snel schakelen tussen verschillende bezigheden. Je past je gedrag aan bij veranderende omstandigheden.
• Zelfstandigheid: Je handelt op basis van eigen inzichten en ideeën en kunt je eigen tijd goed indelen. Je stelt de juiste prioriteiten in het werk en zorgt ervoor dat het werk binnen de gestelde tijd en kwaliteitsnormen klaar is.
• Klantgerichtheid: Je zet je proactief in voor jouw klant en denkt met je klanten mee. Je vraagt naar de behoeften en wensen van een klant en stemt jouw service daar op af.
• Schriftelijke communicatie: Je schrijft in heldere taal, en bouwt teksten helder op zodat jouw boodschap goed overkomt bij de ontvanger. Je hebt geen moeite om jouw gedachten goed onder woorden te brengen.
• Plannen en organiseren: Je bent een kei in plannen en organiseren, stelt goede prioriteiten en gaat effectief te werk. Waar nodig breng je structuur aan. Je bent hierbij initiatiefrijk, stressbestendig en resultaatgericht.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.