Inkoopadviseur

Organisatie  
Uw veiligheid, Ons werk

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling Facilitair en Inkoop op zoek naar een tijdelijke collega: Inkoopadviseur. Je gaat werken bij de afdeling Facilitair & Inkoop (F&I), team Inkoop. F&I is een open en betrokken afdeling die via allerlei lijntjes verbonden is met de primaire opdracht van Brandweer, Crisisbeheersing en Risico Preventie. De “bedoeling” is elke dag zichtbaar in ons werk en daar zetten we ons hard voor in. Samen fixen we het. Ontspannen sfeer, volop ruimte om te experimenteren en te leren en oprechte aandacht voor de collega’s / betrokken bij elkaars reilen en zeilen. De afdeling F&I:

• levert facilitaire ondersteuning en advisering aan alle medewerkers van de VRU;
• ondersteunt in het professioneel inkopen van goederen en diensten.
  
  

Team Inkoop
Het inkoopteam bestaat uit 4 inkoopadviseurs, 1 contractbeheerder, 2 business inkoopvoorbereiders en een teamleider Inkoop. De klus die je komt doen, voer je zelfstandig uit. Het inkoopteam kun je gebruiken als vraagbaak of sparringpartner.

Opdracht
De VRU is sinds 2022 verantwoordelijk voor de inrichting en realisering van de crisisnoodopvang voor asielzoekers en Oekraïense vluchtelingen (VRU Asielsupport). Dit wordt tot minimaal 31 december 2024 gecontinueerd. Er zijn in het afgelopen jaar verschillende contracten afgesloten om de opvang vlot te kunnen realiseren. Te denken valt aan contracten voor schoonmaak, inhuur personeel, catering, taxidiensten, wasserijdiensten, verhuizers etc. 
Regelmatig worden er locaties op- en afgeschaald waarbij er zeer snel gehandeld moet worden. De VRU wil inzicht of alle benodigde contracten zijn afgesloten en of de afgesloten contracten rechtmatig zijn. De opdracht aan de inkoopadviseur is om zelfstandig:

• Inventarisatie
  Naar aanleiding van de spend te inventariseren voor welke diensten/leveringen contracten zijn afgesloten en voor welke diensten/leveringen geen contracten zijn afgesloten en of de afgesloten contracten rechtmatig zijn. De inkoopadviseur levert hiervoor een overzicht op.
  
  2. Nieuwe contracten afsluiten
  Daar waar geen contract is afgesloten en dat wel nodig is, wordt het contract door de inkoopadviseur afgesloten. Uiteraard conform de AanbestedingsWet en het lokale inkoopbeleid van de VRU. 
  
  3. Bestaande onrechtmatige contracten ontbinden en opnieuw afsluiten/aanbesteden
  Naar aanleiding van punt 1, de onrechtmatige contracten ontbinden en opnieuw en rechtmatig afsluiten. Uiteraard conform de AW en het lokale inkoopbeleid van de VRU.
  
  4. Een overzicht opleveren
  Het opleveren van een overzicht met alle actuele contracten inclusief leverancier, looptijd, contractwaarde etc.
  
  De werkzaamheden vinden plaats in overeenstemming met de manager uitvoeringsorganisatie Oekraïne en Adviseur bemensing NO/CNO (noodopvang en crisisnoodopvang).

Competenties

• Je onderhoudt gemakkelijk contact met diverse stakeholders, je kunt op verschillende niveaus schakelen en bent in staat te verbinden.
• Je beschikt over overtuigingskracht en kunt goed samenwerken.
• Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uit drukken. Het gaat je daarnaast gemakkelijk af om hoofd- en bijzaken te onderscheiden en op basis hiervan een advies te geven.
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen.