Inhuur projectsecretaris SSPC

Beschrijving Opdrachtgever

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving via wet￾en regelgeving, door mensen en organisaties rechtszekerheid en rechtsbescherming te bieden, hulp 

te bieden, eigen verantwoordelijkheid te stimuleren en in het uiterste geval hard op te treden waar 

nodig. Daarom luidt de missie van het Ministerie van: Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt 

aan een veilige en rechtvaardige samenleving. 

Beschrijving directie/afdeling 

Het Directoraat-generaal Migratie (DGM) staat voor een op maatschappelijk verantwoorde wijze en 

in overeenstemming met internationale verplichtingen gereglementeerde en beheerste toelating tot, 

verblijf in en vertrek uit Nederland van vreemdelingen, alsmede verkrijging van het 

Nederlanderschap of de intrekking daarvan. Binnen DGM wordt er in een publiek-private 

samenwerking gewerkt aan innovaties in grensmanagement. In dit specifieke geval betreft het een 

innovatief project op Schiphol. 

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel 

De projectsecretaris draagt o.a. bij aan de implementatie van het European Entry-Exit Systeem op 

de luchthaven Schiphol. Dit is een complex programma met diverse stakeholders, belangen en 

afhankelijkheden waarbinnen verschillende IT projecten worden gerealiseerd en geïmplementeerd. 

De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de 

voortgang van - en ontwikkelingen in - het Self Service Passport Control (SSPC) project, dat zich 

richt op geautomatiseerde grenspassage op Schiphol. Hij of zij zorgt voor een geordende 

bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor 

ontlast en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van 

het programma. 

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider en de 

Programmamanager bij de beheersing van het SSPC project. 

Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit: 

• organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit 

voortkomende acties; 

• beheren van de projectadministratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële 

administratie 

• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages; 

• beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie); 

• signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider/Programmamanager; 

• gevraagd en ongevraagd advies geven over processen en afstemming met stakeholders. 

De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de 

voortgang van - en ontwikkelingen in - het SSPC-project. Hij of zij en zorgt voor een geordende 

bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor 

ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van 

het programma.

 

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider(s) en het 

programmamanager/kernteam bij de beheersing van het project. Daartoe voert de Projectsecretaris 

de volgende taken nauwgezet uit:

 organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van 

daaruit voortkomende acties;

 beheren van de project-administratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de 

financiële administratie;

 opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

 beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);

 signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider(s)

Programmamanager.

De projectsecretaris haalt voldoening uit het structureren en implementeren van de ‘projecten’. Hij 

of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen 

en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de 

ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft 

voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

 Plannen en organiseren;

 Resultaatgerichtheid;

 Organisatiesensitiviteit;

 Netwerken;

 Motiveren.