Programmasecretaris Programma Grensmanagement

Het DG Migratie staat voor een op maatschappelijk verantwoorde wijze en in overeenstemming met internationale verplichtingen gereglementeerde en beheerste toelating tot, verblijf in en vertrek uit Nederland van vreemdelingen, alsmede verkrijging van het Nederlanderschap of de intrekking daarvan. 

Het DGM ondersteunt de verantwoordelijk bewindspersoon voor migratie op het gebied van de ontwikkeling van en geeft uitvoering aan het vreemdelingenbeleid en het beleid op grond van de Rijkswet op het Nederlanderschap. Het departement heeft daarbij een financierende rol ten aanzien van de opvang van asielzoekers, de afwikkeling van toelatingsprocedures in Nederland en de terugkeer van vreemdelingen uit Nederland; verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap door het geheel aan overheidsorganisaties dat zich (primair) met het vreemdelingen- en nationaliteitsbeleid bezighoudt; verantwoordelijkheid voor de uitvoeringsorganisaties Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V), het zelfstandig bestuursorgaan Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) en voor de centra van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) waar de vreemdelingenbewaring en de grensdetentie ten uitvoer wordt gelegd; een gezagsrelatie met de Koninklijke Marechaussee en de nationale politie voor wat betreft het vreemdelingentoezicht. 

 

Beschrijving directie/afdeling 

Binnen het programma innovatie grensmanagement wordt in een complex stakeholdersveld een aantal grensprojecten aangestuurd, die een grote afhankelijkheid hebben van elkaar. Binnen dit stakeholdersveld is JenV voor een aantal activiteiten verantwoordelijk, op juridisch, technisch, security en projectmanagementvlakken. 

 

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden 

De programmasecretaris is primair de 'ogen en oren' van de programmamanager en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - de verschillende projecten. Hij of zij en zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager wordt daardoor ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de programmadoelen en sturing van het programma. 

 

Werkzaamheden: 

 

De programmasecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de programmamanager en de projectmanagers in het programmakernteam bij de beheersing van het programma. Daartoe voert de programmasecretaris de volgende taken nauwgezet uit: 

• organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties; 

• beheren van de programma-administraties, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie 

• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages; 

• beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie); 

• signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Programmamanager; 

• opstellen en redigeren van nota's en memo’s voor zover het de programmaorganisatie betreft. 

 

Verbijzondering competenties: 

De programmasecretaris haalt voldoening uit het structureren van de ‘projecten’. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn: 

• Plannen en organiseren 

• Resultaatgerichtheid 

• Organisatiesensitiviteit 

• Netwerken 

 

• Motiveren