Informatiemanager

• Als waarnemend informatiemanager heb je twee opdrachten:

Enerzijds:
Heb je een veranderopdracht in het programmatisch verder inrichten en ontwikkelen van datagedreven werken binnen het Sociaal Domein. Deze opdracht bestaat uit de volgende deelopdrachten:
 

• Het beleidsteam ondersteunen bij het vertalen en concretiseren van ambities en doelen naar meetbare KPI’s
• Een methodische aanpak implementeren om te komen tot gewenste data-inzichten (zoals dashboards en financiële prognoses)
• opnieuw definiëren en inrichten van de benodigde rollen en functies rondom het informatiemanagement
• het helpen ontwikkelen van de functie van een informatiemanager 2.0 die het werk van deze tijdelijke informatiemanager structureel zal gaan overnemen.

Zie voor de doorontwikkelopdracht de bijlage.

Anderzijds bestaat de functie uit het leveren van gevraagde informatie aan de organisatie, zoals:

• Prognoses opstellen op de huidige wijze
• op basis van bestaande dashboards het aandragen van data voor de maand- en tertiaalgesprekken
• Contactpersoon zijn voor en aanleveren van cijfers voor leveranciers van informatie en data en onderbouwing voor allerhande onderzoeken (Dimensus, CBS, CPB, U10, Inkoop en monitoring, monitor Sociale Kracht, GGD monitor, Waar staat je gemeente, het Clientervaringsonderzoek, etc.)
• Ondersteuning verlenen m.b.t. allerhande beleidsdoeleinden (vragen collega’s)
• Staat van Woerden en Oudewater actualiseren die als basis gaan dienen voor de MAG 2.0

Ondersteuning bij de (monitoring) van doelenbomen en zaken rond P&C
Achtergrond en inleiding
De ambtelijke organisatie van Woerden werkt voor de gemeenten Woerden en Oudewater. In beide gemeenten zien we de behoefte om meer grip te hebben op de ontwikkelingen in het sociaal domein, en met name op de maatwerkbudgetten Jeugd en Wmo. Tevens kennen beide gemeenten financiële taakstellingen op het brede sociaal domein die gemonitord moeten worden.

In het afgelopen jaar is hard gewerkt aan het opzetten van een monitor voor het sociaal domein in Woerden en Oudewater. Hierbij is gestreefd om in de monitor verschillende doelgroepen op operationeel-tactisch en strategisch niveau (van uitvoering tot college) te bedienen. Er is een dashboard gebouwd in power BI, welke voor de zomer aan de raad en college zijn opgeleverd. Dit dashboard is tot stand gekomen door de inzet van diverse teams binnen de organisatie waaronder het team Strategie en Beleid Sociaal Domein (opdrachtgever), Het subteam Bedrijfsvoering sociaal domein (gegevens) en het BI-team (bouw van het dashboard).

Wens voor doorontwikkeling en opdrachtomschrijving
In de afgelopen periode hebben wij geconstateerd dat het dashboard vraagt om een kwaliteitsverbetering (er zitten fouten in), en daarnaast een doorontwikkeling en borging in de organisatie. Ook moeten wij mede als gevolg van landelijke richtlijnen (o.a. IV3) en afspraken met de regio (we werken in een samenwerking met Stichtse Vecht, Ronde Venen en Montfoort) een verdere slag maken in de monitoring en zijn we daarbij zoekende hoe de regionale en lokale vraag zich tot elkaar verhouden.

Inmiddels is een eerste slag geslagen m.b.t. het datagedreven werken. Een rapport van BMC ligt er, waar we verder mee willen.

Verder is er een basis gelegd op de volgende terreinen:
 

• Een werkend dashboard dat inzage geeft in de relevante data binnen het Sociaal Domein op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Dit dashboard dient als leidraad voor de financiële maand- en viermaandsoverleggen en de inhoudelijke en financiële (bij)sturing binnen het Sociaal Domein  Ook geeft het dashboard inzage in de voortgang en het effect van de taakstellingen (genomen sturingsmaatregelen) binnen het Sociaal Domein.
• Een voorstel tot borging van de monitor sociaal domein, waarbij de rollen en taken van eenieder goed zijn vastgelegd.
• Duidelijke afspraken (waarom, wat, hoe en wie) met de regio over de lokale en regionale monitoring en vooral de samenwerking hierop.

Hier willen we een vervolg aan gaan geven.

Hieronder worden de producten kort verder toegelicht.

Een goed werkend dashboard
Het huidige dashboard is een verzameling van wensen op vooral operationeel niveau. We willen toe naar scherpere dashboards met meer voorspellende waarde, waarin wij onze opgaven sneller en eenvoudiger kunnen aflezen. We staan voor de uitdaging om de opgaven in de maatschappelijke agenda (meerjarig beleidskader) die we dit najaar gaan herijken zo vorm te geven dat ze meetbaar worden en dat in vrijwel een oogopslag de ontwikkeling zichtbaar is.

De daadwerkelijke bouw van het dashboard wordt door het team BI opgepakt. Dat valt buiten de scope van de opdracht.
   
Borging
Tot op heden is er min of meer projectmatig aan het dashboard gewerkt. Niet iedereen was altijd goed en eenduidig aangehaakt. Daarbij hebben wij ook moeten constateren dat de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het dashboard (BI, Sociaal domein, bedrijfsvoering SD) regelmatig langs elkaar communiceerden. Inmiddels is een aantal destijds betrokkenen niet meer bij de gemeente Woerden werkzaam.
De wil is er om dit beter te stroomlijnen en met nieuwe collega’s in de verschillende teams is het een goed moment om dat in te richten. Onderdeel daarvan is een duidelijke rol en taakomschrijving van de verschillende benodigde functies om de monitor blijvend te ontwikkelen en beheren.

Daarnaast zullen de gebruikers (de coördinatoren en managers van Woerden Wijzer en de beleidsadviseurs) vertrouwd moeten worden gemaakt om met de informatie te werken. Hierbij is het streven om de gebruikers veel meer te laten denken vanuit data en informatie en op basis daarvan hun beleid en doelstellingen te laten formuleren in plaats van andersom. Ook dit is onderdeel van het voorstel.

Regionale samenwerking
Woerden en Oudewater zijn onderdeel van de regio Utrecht West. Ook de andere gemeenten (Montfoort, De Ronde Venen en Stichtse Vecht) zijn op hun eigen manier bezig met monitoring. De wens dat we de gegevens breder gaan delen en meer regionaal gaan monitoren. En daarnaast ook dat de data vaker wordt ingevoerd voor bijvoorbeeld het voeren van accountgesprekken met aanbieders. Het helpt dan als er eenduidige sturingsinformatie beschikbaar is. De zoektocht is wel waarop en met welk doel (eigen opgaven of meer vanuit inkoop). De afgelopen periode is er vooral gekeken wat er nu ligt, waar iedereen mee bezig is en wat er mogelijk gezamenlijk zou kunnen. In de hervormingsagenda Jeugd is monitoring ook een duideljk onderdeel. De focus op dit onderwerp ontbreekt echter. Het is tijd voor afspraken hierover (over het waarom, wat, hoe en wie).