Hands-on Senior HR Business Partner

Organisatie
Zó werkt het in De Bilt

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. 

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Onze organisatie is in ontwikkeling. Onder de titel ‘Focus en Ruimte’ werken we langs vier sporen waar veel onderlinge samenhang tussen zit:

1. Verbeteren van het planmatig werken;
2. Het verbeteren van de (ambtelijke) sturing in de organisatie;
3. Ontwikkelen naar kleinere en herkenbare teams;
4. Verbeteren van de samenwerking: hoe doen we het samen?

Elk team heeft een eigen centrale opgave. De teams bouwen sinds dit jaar aan hun teamplannen en zijn verantwoordelijk voor de resultaten die zij behalen. Daarin werken zij samen met de strategisch managers die fungeren als ambtelijke opdrachtgever. De teams zijn naast resultaat verantwoordelijk ook sinds begin maart 2021 zelf aan zet voor alles wat zij daarvoor nodig hebben. We werken aan het vergroten van het zelf organiserend vermogen van onze teams.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht

Zoals hierboven gezegd gebeurt er momenteel veel in de interne organisatie van gemeente De Bilt. En als een organisatie in ontwikkeling is, betekent dit ook een grote inzet van team HR hierin.

De gemeente heeft in 2018 de weg ingeslagen naar zelforganisatie. Begin dit jaar is de slag gemaakt naar kleinere en herkenbare teams. Deze 26 teams zijn sinds begin maart actief bezig met de ontwikkeling naar zelforganisatie. Dit is een hele omslag voor de medewerkers, en eist veel van team HR om hen te ondersteunen in de HR taken die nu door hen zelf moeten worden opgepakt. Dit is voor iedereen een leerproces; niet alleen de medewerkers in de teams zijn nog lerend in de nieuwe verantwoordelijkheden, maar ook het team HR is nog actief bezig de HR processen helder uit te werken op basis van het nieuwe organisatiemodel. We zijn dus gaandeweg ook bezig met optimalisatie van samenwerking en processen. Ook omdat we dan direct de ervaringen uit de praktijk kunnen meenemen. De gekozen en ingeslagen weg naar dit organisatiemodel is een gezamenlijke ontdekkingstocht.

Er is ook een aantal nieuwe spelers in de organisatie sinds eind 2021; de strategisch manager die sturing geeft op de inhoud heeft zijn intrede gedaan. Daarnaast zijn er teamondersteuners die de taak hebben de teams te begeleiden in hun ontwikkeling naar zelforganisatie op coachende wijze. De verschillende spelers; directie, strategisch managers, teamondersteuners, en HR, werken op dit moment nog aan de verduidelijking van de rolafbakening en samenwerking tussen hen. Met als doel de teams optimaal te ondersteunen en helderheid te kunnen geven in de ontdekkingstocht.

Ondertussen moeten we als team HR zelf ook de slag naar zelforganisatie maken en wennen aan onze nieuwe rol als begeleider van de teams in HR processen. Waar we vroeger de adviseur van een 10-tal leidinggevenden waren, zijn we nu de samenwerkingspartner, adviseur en procesbegeleider van 240 medewerkers op hun HR taken. Onze eigen ontwikkeling wordt begeleid middels het instrument Teaming Compass.  

Team HR bestaat uit 4 HR Business Partners (waarvan 1 senior, en 1 interim) en 3 HR consulenten. De huidige senior HR Business Partner gaat intern tijdelijk een andere rol vervullen, waardoor wij op zoek zijn naar een vervanger. De taken van de senior HR Business partner bestaan uit zowel de reguliere ondersteuning van een aantal teams (o.a. Bestuurs- en managementondersteuning, Teamondersteuners en Managementteam), als het organiseren en samen met collega’s oppakken van de HR projecten die op de HR agenda staan in 2022. Daarnaast zal er grote inzet van de senior nodig zijn om de HR processen verder uit te tekenen en de samenwerking en rolverduidelijking tussen HR, teams, managers en teamondersteuners verder vorm te geven.  De senior heeft namens team HR een voortrekkersrol in het goed stroomlijnen van teamoverstijgende taken waar HR een rol in heeft. De senior is de linking-pin tussen wat de organisatie vraagt en wat er dan nodig is op operationeel en tactisch niveau vanuit het team HR. Deze taken worden dan gezamenlijk in het team verdeeld en opgepakt dus je bent geen teamleider. We zijn tenslotte net als de andere teams zelforganiserend. Het is wel nodig dat je goed kan schakelen tussen strategie en operatie, en hoofd- en bijzaken kunt scheiden.  Het is fijn als je ook affiniteit hebt met arbozaken.

Het team HR werkt op dit moment nog met een taakverdeling op basis van de teamindeling in de gemeente. Dat betekent dat elk van de 26 teams een eigen aanspreekpunt heeft binnen HR, die over alle thema’s die op HR gebied spelen gaat: opleidingen, verzuim, werving, rechtspositie enz. Aangezien ons eigen team ook nog in ontwikkeling is op basis van de nieuwe rolverdeling in de organisatie, kan de conclusie zijn dat we de huidige taakverdeling in 2022 moeten wijzigen. De collega die wij zoeken vragen wij hierin mee te denken, visie op te vormen en een actieve bijdrage in te leveren.

Een klein maar wezenlijk onderdeel van het takenpakket van de senior is ook de rol van demandmanager voor ons E-HRM systeem. Omdat ook deze taak bij de nieuwe collega belegd zal worden leggen we kort uit wat het inhoudt.

We maken sinds januari 2020 gebruik van Youforce van RAET, dat is aanbesteed door de partij waar wij de ICT ondersteuning hebben belegd, de Regionale ICT-dienst (RID). Het systeem delen wij met de 8 gemeenten die ook bij de RID zijn aangesloten. Dat betekent dat er regelmatig op de diverse niveaus afstemming plaatsvindt met deze partners over het gebruik van het systeem. Hierin is een eenduidige inrichting zodat het voor RID werkbaar blijft leidend. De Senior HR Business partner heeft de rol van demandmanager. Dat wil zeggen dat jij degene bent die bevoegd is opdracht te geven voor een inrichtingsaanpassing namens onze gemeente als deelnemer, of het toekennen van bepaalde rechten aan collega’s binnen de organisatie. Vanuit deze rol sluit je maandelijks aan bij het gebruikersoverleg, waar de gewenste ‘changes’ worden besproken met de evenknieën vanuit de andere gemeenten.

Wat verwachten we van jou?

• Je toont lef en ambitie. Je durft op te staan binnen de organisatie en je eigenaar te voelen van het veranderproces;
• Je bent een conceptueel denker en hebt een hands-on mentaliteit. Je begrijpt waar de organisatie heen wil en wat dat betekent voor de medewerkers en bent niet bang om zelf ook de mouwen op te stropen;
• Je pakt voortvarend en zelfstandig de acties op ten aanzien van de ontwikkeling van de HR processen en de implementatie hiervan in de gemeente.
• Je adviseert proactief de teams waar jij de HR Business partner van bent in het oppakken van hun HR taken en doet wat nodig is hen hierin te helpen.
• Je vervult een voortrekkersrol in de positionering van het team HR in relatie tot de ontwikkeling in de organisatie naar zelforganisatie.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor interne klanten met vragen op het gebied van HR die nog niet belegd zijn bij een van de collega’s.
• Je kunt tegen een stootje en ziet uitdaging in het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je maakt actief onderdeel uit van de HR vakgroep en denkt mee op strategisch, tactisch en operationeel niveau;
• Je hebt inzicht in financiën en bedrijfsvoering en weet wat het betekent om op HR ‘in control’ te zijn.

 

Competenties

• Je bent organisatiesensitief, en kan je goed bewegen in een politiek bestuurlijke omgeving;
• Je hebt een hands-on mentaliteit;
• Je kan makkelijk schakelen tussen hoofdlijnen en bijzaken, en weet deze goed uit elkaar te houden;
• Je bent gericht op samenwerken en kunt inschatten welke belangen er spelen en hierin tot een voor ieder aanvaardbare oplossing komen;
• Je bent pro-actief en denkt in oplossingen in plaats van in problemen;
• Je kunt goed organiseren en structuur aanbrengen en werkt doel- en resultaatgericht;
• Mensen vinden het leuk om met je samen te werken;
• Je hebt humor en een gezonde dosis relativeringsvermogen.