Functioneel Beheerder

De afdeling Werk en Inkomen (W&I) van de Gemeente Leiden maakt gebruik van o.a. de maatwerkapplicatie
Polydoc. Deze applicatie wordt gebruikt voor zowel het genereren van brieven als het maken van rapportages
waarin besluiten worden vastgelegd. Door middel van ingebouwde businesslogica worden gebruikers als het
ware door het besluitvormingsproces heen geleid. Het is een veel gebruikte applicatie waarvoor dit jaar een
vervangingstraject wordt opgestart. We zoeken tijdelijk een extra functioneel beheerder naast de vaste
functioneel beheerder, om zowel de werkzaamheden voor de dagelijkse ondersteuning op te pakken en te
verbeteren, als ook de extra vraag als het gevolg van het vervangingstraject op te pakken.

Voor wat betreft de dagelijkse werkzaamheden voor functioneel beheer zoeken we iemand die zowel de
uitvoerende werkzaamheden kan oppakken als ook met een helikopterview daarboven kan hangen en kijkt waar
werkzaamheden mogelijk efficiënter of anders georganiseerd kunnen worden. Samen met de senior stem je met
de huidige functioneel beheerder af welke verbetermogelijkheden er zijn en hoe die door te voeren.

Voor wat betreft het vervangingstraject is het uitgangspunt dat de functionaliteiten van Polydoc zo veel mogelijk
bij taakspecifieke applicaties worden belegd die er al zijn. Daarnaast zal worden gezocht naar aparte oplossingen
voor bijvoorbeeld de functionaliteit die het besluitvormingsproces ondersteunt. Er wordt een solution architect
aangetrokken die aan de slag gaat met het analyseren van de functionaliteiten van Polydoc en de mapping te
maken met beschikbare huidige applicaties. Deze zal voor dit onderdeel van die opdracht regelmatig afstemming
zoeken met functioneel beheer. De kandidaat die wij zoeken pakt dit op in samenwerking met de vaste
functioneel beheerder. Het is niet aan de voorkant tot in detail uitgewerkt hoe dit vervangingstraject precies gaat
verlopen, wel dat dit volgens een scrum aanpak zal gaan.

Binnen het team functioneel beheer van het sociaal domein worden meerdere applicaties beheerd, waaronder de
applicaties CSAM en Allegro.

Op hoofdlijnen gaat het om de volgende werkzaamheden:
•
Het uitvoeren van het dagelijks beheer van Polydoc en alle daar aan gerelateerde toepassingen waarvoor
het in gebruik is
•
Je analyseert vragen en problemen van o.a. gebruikers en draagt bij aan de oplossing ervan
•
Daarnaast begeleid je de implementatie van functionele wijzigingen
•
Je stemt de werking van de informatiesystemen af op zowel de interne als de externe wensen
•
Je neemt deel aan project- of werkgroepen ten behoeve van het vervangingstraject
•
Je adviseert over oplossingen van informatievraagstukken en beheert de systeemtabellen
•
Je organiseert en faciliteert de testactiviteiten en voert eventueel testwerkzaamheden uit
•
Je bewaakt de consistentie ten aanzien van autorisatieprofielen
•
Je beheert de functionele systeemdocumentatie en stelt deze eveneens op
•
Daarnaast beheer je handleidingen en beschrijvingen van functionele systeemcomponenten
•
Je treedt op als intermediair tussen de gebruikersorganisatie, de IV-organisatie en de leverancier(s). Je
inventariseert en specificeert de gewenste en/of noodzakelijke aanpassingen van systemen
•
Ook denk je actief mee met de eindgebruikers en komt met eigen initiatieven om tot oplossingen te komen
2

•
Het adviseren hoe het beheer van Polydoc te verbeteren en te zorgen dat deze verbeteringen worden
doorgevoerd

Alles bij elkaar is dit een uitdagende opdracht bestaande uit 2 delen. Ervaring in het gemeentelijke domein van
Werk en Inkomen en ervaring als functioneel beheerder zijn absoluut vereisten. We zoeken iemand die de
handen uit de mouwen steekt en begint met zich de uitvoerende werkzaamheden eigen te maken en van daaruit
verder te gaan. Voor beide onderdelen zijn ‘met de poten in de klei’, ervaring, een analytische blik, initiatief en
goed doorvragen zeer van belang.

De medewerkers werken 2 dagen op kantoor en 2 dagen thuis bij een fulltime dienstverband. Meer op kantoor
werken mag, 2 dagen op kantoor werken is het minimum. Bij thuiswerken vindt afstemming plaats via Microsoft
Teams.