Ervaren Projectassistent

De gemeente Halderberge bestaat uit vijf kernen: Bosschenhoofd, Hoeven, Oud Gastel, Oudenbosch en Stampersgat en telt circa 30.000 inwoners. Onze gemeente ligt in het groene hart van  West-Brabant, centraal tussen Breda, Rotterdam en Antwerpen en kent een goede bereikbaarheid via weg, water en spoor en zelfs via de lucht (vliegveld Breda International Airport). Een woongemeente met een unieke diversiteit aan kernen, een aantrekkelijk agrarisch buitengebied, een groot aantal bedrijventerreinen, bijzonder cultuurhistorisch erfgoed en een rijke recreatieve en toeristisch trekpleister. En daar zijn we trots op!
Ons motto is Hartelijk Halderberge! Wij willen het onze inwoners, ondernemers en bezoekers zo makkelijk mogelijk maken om van onze diensten gebruik te maken. We werken niet alleen graag voor, maar ook met onze inwoners om tot betere resultaten te komen.

Voor het team Regie & Verbinding zijn wij voor de duur van een jaar op zoek naar een Ervaren Projectassistent
voor 28,8 uur per week (0,8 fte)

Functie-inhoud

In jouw functie van projectassistent verzorg je de projectadministratie en lever je ondersteuning bij voortgangsrapportages. Ook ondersteun je bij alle beheeraspecten, waaronder de planning en financiële administratie. Je bereidt de vergaderingen zowel organisatorisch als inhoudelijk voor zodat deze soepel verlopen. Denk hierbij ook aan het verzamelen van vergaderstukken opstellen van agenda, notuleren bij vergaderingen en zorgen voor verslaglegging. Het bijhouden van de actie- en besluitenlijst en bewaken van de voortgang en afhandeling zit ook in dit pakket. Het kan zijn dat je de projectleiders ondersteunt op onderdelen zoals bijvoorbeeld het uitwerken van resultaten van bijeenkomsten.

Je beheert de agenda van de projectleiders en plant afspraken waarbij je in staat bent de juiste prioriteiten te stellen. Hierbij ben je aanspreekpunt voor anderen over zowel de beschikbaarheid van de projectleiders als over informatie met betrekking tot het project. In deze rol kun jij dan ook goed het belang inschatten van telefoontjes, post en email en handel je deze vaak zelfstandig af. Je verwerkt de inkomende correspondentie en verzorgt tijdig en correct de uitgaande correspondentie. Tot slot verzorg en ondersteun je bij (digitale) administratieve archivering van een project. Je denkt vanuit jouw expertise volop in mee en je bent gericht op het ondersteunen van de projectleiders.

Functie-eisen

• • MBO werk – en denkniveau, bij voorkeur het secretaressediploma (tenminste MBO - niveau 3);
  • Tenminste 3 jaar ervaring als managementsecretaresse;
  • Affiniteit met projecten binnen een gemeente
  • Beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Beschikt over ruime digitale vaardigheden (Office pakket)
  • Je kunt goed samenwerken in een team van secretaresses, dit ter onderlinge vervangbaarheid.
  • Aantoonbaar talent voor het efficiënt in kunnen richten van het eigen werkproces;

Je beschikt over een gezond relativeringsvermogen en verder ben je flexibel, proactief en accuraat.