Directiesecretaris MOW

Jouw functie

Als directiesecretaris van MOW2 zorg je voor een goede besluitvorming van het strategisch management van de directie en de afdelingen. Je bewaakt de kwaliteit van de adviezen, de processen die zijn gevolgd en de afstemming die is geweest. Die afstemming gebeurt onder andere binnen de verschillende portefeuilles. Je bent voorzitter van de tweewekelijkse overleggen van het management. Deze bereid je ook voor: je maakt de agenda, verzamelt en verspreidt de stukken, zorgt voor een terugkoppeling aan de organisatie, beheert de voorraad en anticipeert op wat er gaat komen.

Je hebt het overzicht van besluiten en stemt af met de managementassistent. Samen bewaak en prioriteer je de agenda van de directeur. Je zorgt voor een goede voorbereiding en annotaties voor de directeur bij de afspraken waar hij aan deelneemt. Ook organiseer je werkbezoeken en ga je zelf mee tijdens deze werkbezoeken. Je weet je weg in de organisatie te vinden en daardoor de juiste mensen te betrekken. Je overlegt en stemt met de andere directieadviseurs van OM af om tot de juiste verbindingen te komen tussen uitvoering en beleid. Daarnaast ben jij ook secretaris van het Bestuurlijk Team Aanpak Energiekosten en Inflatie en het aanspreekpunt voor de afdeling Leerrecht en Ondersteuning. Je schakelt tussen de directeur en projectleider LVB en tussen de directeur en projectleider Living Lab Lombardijen.

Daarnaast horen ook de volgende werkzaamheden tot je takenpakket:

Voorbereiden van en deelname aan de retraites met het management;

Voorbereiden van werkbezoeken voor bestuurders en andere directies;

Adviseren over het verbeteren van interne werkprocessen;

Ondersteuning en meedenken bij de aanpak van crises;

Jouw profiel

Je verzamelt en bereidt inhoudelijke stukken voor, coördineert informatie en communicatie binnen de organisatie en naar het stadhuis. Je informeert en spart met de directeur die, vaak onder bepaalde tijdsdruk, aan tafel zit bij de wethouder. Stukken moeten goed zijn en je durft in gesprek met je directeur ook kritisch te zijn. Daarom werk je nauwkeurig, bevlogen en ga je uitvoerende werkzaamheden niet uit de weg. Om deze zaken te coördineren en je ook veel vraagt aan de collega’s beschik jij over de juiste dosis overtuigingskracht en heb jij uitstekende communicatieve vaardigheden. Naast die overtuiging wordt er ook een bepaalde handelingssnelheid verwacht. In het stafteam moet jij hele korte lijnen hebben met de adviseurs en daar dus goed mee kunnen samenwerken ter ondersteuning van de directeur. Om deze spilfunctie goed te vervullen werk je gestructureerd en zelfstandig. In deze dynamische omgeving met korte deadlines kun je snel schakelen en gefundeerde keuzes maken, zonder dat je lange termijn doelen en ambities uit het oog verliest. Je hebt een politiek-bestuurlijke antenne en bent mediabewust.

Je verbindt continu, bent transparant in wat je doet en zoekt de samenwerking op binnen en buiten de afdelingen van de directie en het cluster. Je hebt een mentaliteit van opgestroopte mouwen en kunt tegelijkertijd ook coördineren en delegeren. Je bent resultaatgericht en hebt een proactieve, flexibele werkhouding.