Directiesecretaris Marketing- en communicatienetwerk (MCN)

Interim Directiesecretaris Marketing en Communicatie
Periode:           Van 11 juli tot 1 november vanaf (3,5 maand) met 20,5 maanden opdracht verlengingsopties van 1 maand.
Belasting:         32 uur per week gemiddeld
Tarief:              Tot € 85,- euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Als Interim Directiesecretaris kom je te werken bij het Marketing- en Communicatienetwerk (MCN) binnen de gemeente Utrecht. Het MCN bestaat uit ongeveer 110 collega’s. De afdeling wil stad, bestuur en organisatie verbinden. De communicatieadviseurs van het MCN werken door de hele gemeente om de boodschap aan en over de stad goed over te brengen. De communicatieprofessionals werken zowel voor de organisatie als geheel als voor organisatieonderdelen in het bijzonder aan de opgaves van stad en bestuur. In Utrecht werken we aan een gezonde en prettige leefomgeving voor iedereen.

Let op; deze aanvraag loopt tegelijk ook intern gezien de urgentie. Mocht er vanuit de interne organisatie een geschikte kandidaat worden gevonden zal deze de voorkeur genieten. De gemeente behoudt zich dan ook het recht voor om vervolgens de aanvraag alsnog in te trekken. Op dit moment is de verwachting voor interne invulling niet groot en hopen dan ook dat u als aanbieder toch meedingt voor deze mooie opdracht.

Je taken zijn:
Als directiesecretaris maak je deel uit van het managementteam (MT) dat bestaat uit de directeur van de afdeling Marketing & Communicatie, zes managers en een directiesecretaris. Je ondersteunt het MT op procesmatig, beleidsmatig en strategisch gebied. Dat doe je onder andere als volgt:

• Je draagt bij aan goed lopende processen van overleg en besluitvorming vanuit de gremia die je ondersteunt en organiseert duidelijke communicatie hierover;
• Je signaleert eventuele knelpunten in deze processen, neemt initiatieven tot verbetering en bewaakt de inhoudelijke samenhang;
• Je bent secretaris van (in ieder geval) het MT-overleg, het Veiligheid- en Communicatieoverleg, het Capaciteitsoverleg en het Bedrijfsvoeringsoverleg. Je bereidt deze overleggen - samen met de voorzitter van het overleg en eventuele andere betrokkenen - inhoudelijk en procesmatig voor en toetst de kwaliteit van de stukken. Je zorgt voor een beknopt verslag en besluitenlijst en bewaakt op proactieve wijze de actiepunten;
• Je coördineert en bewaakt de planning van het MT-overleg;
• Je bent liaison naar de adviseurs in de bedrijfsvoering (HRM, IPM en FIN). Je jaagt samen met hen verbeteringen binnen de organisatie aan en draagt zo bij aan een effectieve & efficiënte bedrijfsvoering inclusief de P&C cyclus;
• Je werkt nauw samen met de managementassistenten van het MT. Samen zorgen jullie ervoor dat de directie professioneel en adequaat wordt ondersteund;
• Je coördineert interne communicatie: je stelt de interne nieuwsbrief op met input uit de organisatie en je organiseert de maandelijkse interne bijeenkomsten (pitches).
• Je verricht in opdracht van het MT of van de directeur specifieke taken die bij de ontwikkeling van de organisatie aan de orde komen (bijv. redigeren of opstellen (bestuurs)stukken);
• Je kijkt integraal naar onderwerpen en draagt bij aan goede afstemming en samenwerking binnen het MT en tussen MCN en andere organisatieonderdelen. Je adviseert gevraagd en ongevraagd de directeur en managers.
• Je kunt bij een crisis ingezet worden om als secretaris werkzaamheden te verrichten. Crisiscommunicatie is een kerntaak van de afdeling.

Jij bent:
Door jouw ervaring weet jij hoe een goede directiesecretaris te werk gaat: actief faciliterend richting de directie en (wanneer nodig) stevig sturend richting de organisatie. Je bent verbindend en communicatief zeer vaardig. Je bent een echte organisator, behoudt het overzicht en laat je niet snel van de wijs brengen. Je bent een doorpakker en werkt doelgericht. Je kunt makkelijk schakelen tussen je rol als adviseur en je rol als coördinator. Je bent analytisch, politiek en organisatie sensitief en houdt rekening met verschillende belangen. We willen je graag spreken als je daarnaast het volgende meebrengt:

• Academisch werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Werkervaring bij bestuurlijke complexe (overheids)organisaties, bij voorkeur bij een gemeente;
• Kennis van bedrijfsvoering;
• Goede schrijf- en adviesvaardigheid;
• Affiniteit met vakgebied communicatie is een pré.

Goed om te weten:
(niet parkeren bij stadskantoor, specifieke werktijden, bijzondere uitdagingen)

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

De selectiegesprekken vinden plaats op vrijdag 3 juni tussen 12.00 – en 17.00 uur

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.