Directiesecretaris

Organisatie
Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) is een samenwerkingsverband van de drie noordelijke provincies. Het SNN stimuleert, faciliteert en verbindt ambities gericht op de ontwikkeling van Noord-Nederland. Wij voeren diverse subsidieprogramma’s uit, faciliteren noordelijke samenwerking en behartigen de belangen van het Noorden in Den Haag en Brussel. Met ruim 160 collega’s zetten we ons dagelijks in om Noord-Nederland nóg mooier en sterker te maken. Als proactieve dienstverlener staan we dicht bij onze klanten, opdrachtgevers en samenwerkingspartners.

Opdracht
Profiel Directiesecretaris - Algemeen
De directiesecretaris is de rechterhand van directeur en MT SNN UO. De directiesecretaris is zowel sparringpartner, klankbord en filter voor de directeur als procesregisseur en daarmee coördinerend, verbinden en adviserend. De directiesecretaris staat midden in het besluitvormingsproces in de top van de organisatie en ondersteunt dit proces dusdanig dat het soepel verloopt. Hij of zij ondersteunt de directeur, het MT en de organisatie bij externe en strategische processen, en bij interne, bestuurlijke en organisatorische processen.  

De directiesecretaris ondersteunt procesmatig en inhoudelijk de interne beleids- en besluitvorming en is belast met diverse organisatorische taken rondom de uitvoering en implementatie van genomen besluiten. De directiesecretaris zorgt dat de besluitvormingsprocessen inhoudelijk goed, tijdig en efficiënt verlopen. De directiesecretaris stelt, in samenwerking met directie en MT, het jaarplan voor de organisatie op .

Op een prettig manier is de directiesecretaris de aanjager van de besluitvorming en de bewaker van gemaakte afspraken. Daarbij werkt de directiesecretaris nauw samen met de bestuurssecretaris die het dagelijks bestuur ondersteunt bij de organisatorische en inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en documenten. Ook werkt de directiesecretaris nauw samen met het directiesecretariaat. 

Werkzaamheden directiesecretaris 
De directiesecretaris: 

• Fungeert als rechterhand, klankbord en sparringpartner voor directeur en management;
• Ondersteunt bij het opstellen en tot stand komen van voorstellen en implementatie daarvan;
• Verantwoordelijk voor een goede organisatorische en inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en overleggen;Toetst voorstellen op organisatie brede consistentie, haalbaarheid en op de geldende procedures; werkt hierbij als verbinder door mensen proactief bij elkaar te brengen;
• Reguleert de interne besluitvormingsprocessen, stelt (mede) werkprocessen op en fungeert als aanspreekpunt voor het management;
• Is verantwoordelijk voor de opvolging, monitoring op uitvoering en evaluatie van de genomen besluiten en gemaakte afspraken;
• Coördineert en regisseert de te nemen stappen in de beleidsjaarcyclus inclusief p&c cyclus (planning- en control cyclus);
• Ontwikkelt, in afstemming met het management, concepten voor beleidsdocumenten in de besturingscyclus (strategisch plan, jaarplan, kwartaalrapportages etc);
• Trends en kansen voor het functioneren van SNN in brede zin en weet deze te vertalen naar praktisch beleidsadviezen en initiatieven.

Kennis en ervaring 
Mede vanuit het oogpunt dat de functie van directiesecretaris nog ontbreekt binnen SNN UO adviseer ik een ervaren (interim) directiesecretaris met een stevige persoonlijkheid aan te stellen met in ieder geval de volgende kennis en ervaring: 

• Een afgeronde relevante WO-opleiding;
• 3-5 jaar ervaring als directiesecretaris of bestuurssecretaris in een complexe, veranderende organisatie;
• Stevige persoonlijkheid met managementkwaliteiten en mediation vaardigheden.

 Competenties

• Proactief, resultaatgericht en zelfstandig;
• Samenwerkingsgericht en verbindend;
• Procesintelligent, snel kunnen schakelen en organisatiesensitief;
• Sterk analytisch en organisatorisch vermogend;
• Politiek-bestuurlijk sensitief en zorgvuldig; Kennis van en inzicht in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• Goed ontwikkelde mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.