Directiesecretaresse

In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust. Van snel schakelen, nauw samenwerken en complexe taken krijg jij energie en jouw positieve persoonlijkheid past goed binnen het team.
Je werkt voor de drie directieleden

Wat ga je doen?

Je dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda’s van de drie directie.
Zoals:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de directeur, klopt van A tot Z;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Zelfstandige behandeling e-mail van de directieleden;
• Je helpt mee in het proces rondom de directievergaderingen, in samenwerking met de algemeen directeur en directiesecretaris help je bijv. de vergaderingen van de directie voorbereiden en afhandelen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Vervanging van collega’s van team bestuurs- en directiesecretariaat bij afwezigheid;
• Helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige en representatieve taken

Je werkplek
Wij werken met het principe ‘kies je werkplek bewust’. Als secretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een deel van je tijd letterlijk rondom het bestuur en directie van de gemeente.
Vaak in het gemeentehuis Woerden, soms in Stadskantoor Oudewater en een deel van je tijd thuis.