Bestuurssecretaresse /-secretaris

Organisatie
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Opdracht
Je dag is gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de wethouders, waaronder:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder klopt van A tot Z;
• Zelfstandige behandeling e-mail van de wethouders/directieleden;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Het adviseren en praktisch ondersteunen van het college bij het voorbereiden van ontvangsten en andere representatieve aangelegenheden;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Communicatietaken (persberichten en speeches schrijven);
• Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid;
• Je helpt mee in het proces rondom de directie- en collegevergaderingen;
• Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken;
• (Mede)verantwoordelijk voor de uitvoering van de Kabinetszaken.

 

Competenties
Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een politiek / bestuurlijke omgeving. Hierdoor ben je snel zelf startend! Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je ook goed de verbinding met het team te vinden. Jij hebt organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving.

Jij bent representatief, kan goed prioriteren en met jouw servicegerichte houding ben jij pas tevreden als de klant dat is!

• Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied
• Recente werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
• Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel