Bestuurssecretaresse cvdK en kabinetschef

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Je gaat een gedeelte van de taken overnemen van de secretaresse van de cvdK en een gedeelte van de taken van de secretaresse van de kabinetschef. Als secretaresse ben je de spin-in-het-web, waarbij het voor jou heel normaal is om overzicht te houden. Je bent accuraat, werkt efficiënt en je kunt goed samenwerken. Je bent stressbestendig en je vindt het geen probleem als er op het laatste moment wijzigingen in de agenda moeten worden doorgevoerd. Je kunt goed prioriteiten stellen en je weet veel werk in weinig tijd af te ronden.
Taken:
  - Je beheert de agenda van de chef van het kabinet en de plaatsvervangend chef;

• Je verzorgt felicitatiebrieven die de cvdK jaarlijks verstuurt aan (huwelijks)jubilarissen (zoals 60-jarige huwelijken en 100-jarigen) en mensen die een Koninklijke onderscheiding hebben gekregen;
• Je zorgt voor het inplannen van sollicitatiegesprekken, het reserveren van zalen en het aanmelden van bezoekers;
• Op vrijdag beheer je de mailbox van de cvdK en zorg je ervoor dat spoedeisende mails en agenda-verzoeken worden opgepakt.
• Je gaat de zogenoemde gemeente-bezoeken van de cvdK inplannen en zorgt ervoor dat deze lijst up-to-date blijft.
• Je pakt taken op in het brede taakveld van de secretaresse van de kabinetschef en de secretaresse van de cvdK.

Competenties

• Ervaring als secretaresse op een soortgelijke positie (werken voor een bestuurder/directeur/voorzitter);
• Goed kunnen plannen en organiseren;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Een dienstverlenende instelling en de wil het beste uit jezelf te halen;
• Het vermogen om onder stress goed te functioneren;
• Je bent nauwkeurig en consciëntieus;