Bestuurssecretaresse

De colleges van Dinkelland en Tubbergen worden ondersteunt door een secretariaat. Op het secretariaat van het gemeentebestuur van Tubbergen zoeken wij tijdelijk een collega "bestuurssecretaresse".

Wat verwachten we van jou?
Als bestuurssecretaresse bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan een wethouder, gemeentesecretaris en directeur. Je bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van de agenda’s van hen en je kunt die dagelijks kan veranderen. Daarnaast verleen je ondersteuning bij de werkzaamheden op het secretariaat. Je hebt veel contact met externen zoals inwoners, bedrijven en collega’s. Je krijgt de ruimte om een zichtbare functie te vervullen en een belangrijke spil te worden in een dynamische en hectische werkomgeving
Je beschikt over een wakend oog en een dienstverlenende en proactieve houding. Je staat stevig in je schoenen en het is jouw uitdaging om alles rondom het bestuur in goede orde te laten verlopen. Je bent representatief, flexibel, initiatiefrijk en een zelfstandig persoon die gewend is om in een politiek-bestuurlijke, hectische omgeving te werken. Je kunt uitstekend organiseren en je bent gewend met vertrouwelijke gegevens om te gaan.

Het secretariaat werkt voor bestuurders van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen en voor de directie van Noaberkracht. In beide gemeentehuizen is een bestuurssecretariaat. In de praktijk werk je vanuit het gemeentehuis in Denekamp.

Competenties:

• Dienstverlening: je ziet wat bestuurders nodig hebben en je doet wat bestuurders nodig hebben. Ontzorgen zit in je bloed en je vindt het jouw verantwoordelijkheid dat het bestuur haar werk goed kan uitvoeren.
• Zelfstandigheid: je kunt je werk zelfstandig zorgvuldig en accuraat organiseren. Je overlegt waar nodig met de bestuurders. Dat doe je professioneel, discreet en gestructureerd. Je hebt alles onder controle en je straalt daarmee rust uit naar het secretariaat, het bestuur en de directie.
• Organiseren: je bent in staat door te vragen om duidelijkheid te verkrijgen over de aard en intenties van vergaderverzoeken voor bestuurders en organiseert vervolgens de voorbereiding: de juiste mensen aan tafel en de juiste informatie beschikbaar voor bestuurders.
• Representatief: je bent een vertegenwoordiger van het bestuur en de organisatie, zowel intern en extern. Je hebt gevoel voor (bestuurlijke en politieke) verhoudingen.
• Flexibel: je speelt makkelijk in op veranderende omstandigheden/wensen. Je kunt je werktijden dagelijks zelf indelen.