Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse
24-32 uur per week


Wie ben jij?
Je bent een zelfstandige, representatieve, doortastende en initiatiefrijke ondersteuner die zich als een vis in het water voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je maakt op alle niveaus makkelijk contact en werkt graag met de andere bestuur secretaresses samen om collegeleden en de gemeentesecretaris zo goed mogelijk te ondersteunen.

Wat ga je doen?
Je komt bij ons werken als bestuurssecretaresse. Samen met twee collega’s ontzorg en ondersteun je de collegeleden en de gemeentesecretaris. Samen zorg je voor een goedlopend bestuurssecretariaat en vervanging indien nodig.

Specifiek beheer je de (complexe) agenda’s van een wethouder en de gemeentesecretaris en ondersteun je het managementteam. Als secretaresse voor de wethouder weet je precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. De taak om alles netjes voor de wethouder en gemeentesecretaris te regelen, pak je automatisch op. Als eerste aanspreekpunt signaleer je, plan je vooruit en denk je mee. Voor het managementteam en bestuurlijk-ambtelijke overleggen help je met het opstellen van de agenda, vergaderstukken, verslaglegging en bewaak je actiepunten. Voor het MT voer je incidenteel opdrachten uit. Ook ben je de vaste vervanger van je collega voor kabinet en protocol.

Als bestuurssecretaresse heb je veel contact met collega’s uit de hele organisatie en met externen zoals inwoners, bedrijven en collega’s bij andere organisaties. Jij zorgt voor een goede samenwerking. Op basis van je ervaring kun je meedenken over het slimmer organiseren van het secretariaat. Jij bent met je collega’s de spin in het web en ziet uitdaging in een veranderende, digitale, werkomgeving.

Wat breng je mee?
Je hebt een afgeronde opleiding als directiesecretaresse of managementassistent.
Je hebt enige werkervaring, bij voorkeur bij een overheid.
Je beschikt je over goede ICT-vaardigheden (o.a. Office 365, Teams en iBabs).
Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
Je hebt een proactieve werkhouding, bent collegiaal, integer en communicatief vaardig.
Je werkt zeer accuraat, bent stressbestendig en dienstverlenend.

Wat mag je verwachten?
Je maakt deel uit van het team Directie- en bestuursondersteuning dat naast bestuursondersteuning bestaat uit communicatie en participatie, projecten en programma’s en veiligheid. Je krijgt de ruimte om een zichtbare functie te vervullen en een belangrijke spil te worden in een dynamische en soms hectische werkomgeving.