Assistent projectmanager/ Projectsecretaris verduurzaming gemeentelijk vastgoed

Opdrachtomschrijving

Amersfoort is een stad die zich in hoog tempo ontwikkelt, vol projecten en initiatieven. Onze stad groeit hard. Met een compacte organisatie zet gemeente Amersfoort zich daarvoor in. De cultuur is direct en open; je krijgt veel ruimte bij het uitoefenen van jouw werkzaamheden. Onze kernwaarden zijn ‘dichtbij, nieuwsgierig en aanspreekbaar’, dat is ons DNA. We werken in Amersfoort dichtbij de opgave en de stad aan goed leven; binnen de grenzen van onze aarde. Bij die ambitie staat samenwerking met de stad voorop.

Om onze projecten een stap verder te brengen zijn we op zoek naar een gedreven Assistent projectmanager/ Projectsecretaris. Een functie waarin je de verbindende factor net tussen (natuurlijk) de projectmanager, de vakspecialisten in de projectgroep en andere betrokkenen (zoals bewoners, projectontwikkelaars en aannemers). Je komt te werken bij de afdeling Programma’s en Projecten waar zo’n 130 collega’s enthousiast werken aan verschillende projecten op het gebied van energietransitie, circulariteit, duurzame gebiedsontwikkeling, openbare ruimte en mobiliteit. 
Je maakt daarnaast ook onderdeel uit van een gezellig en gedreven team van circa 25 assistent projectmanagers. Jullie helpen elkaar door ervaringen en ideeën uit te wisselen en werken gezamenlijk aan de (door)ontwikkeling van het team. 

In dit geval zoeken we tijdelijk versterking binnen het project “Prestatiegericht verduurzamen van gemeentelijk vastgoed”.

Kandidaatomschrijving

In de functie van assistent projectmanager sta je naast de projectmanager. Jullie managen samen projecten en bij afwezigheid van de projectmanager fungeer jij als eerste aanspreekpunt. Met jouw (project)inzichten help je de projectmanager en projectgroep om te komen tot een succesvol resultaat. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen. Hierdoor heb je afwisselende werkzaamheden waar je werkt aan de planning- en organisatie van projecten én aan projectinhoud.
Bij veel van het werk van de (senior) projectmanager ben je als assistent projectmanager zowel op inhoud als op proces intensief betrokken. Werkzaamheden zijn onder meer:

• assisteren bij organisatie en planning van programma’s en projecten, waaronder administratie en rapportage aan de projectmanager, over de voortgang;
• leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen; het regelen van afspraken en de voorbereiding van vergaderingen;
• het aanvragen van vergunningen en offertes;
• mede verzorgen van de communicatie bij inspraaktrajecten, voorbereiden van bijeenkomsten en zorgen voor de informatievoorziening met in- en externe partijen.

Het project “Prestatiegericht verduurzamen van gemeentelijk vastgoed” kenmerkt zich door veel stakeholders en veel deelprojecten met veel data. Slim organiseren vanaf het begin is noodzakelijk. Het dagelijks projectteam bestaat uit de projectmanager, de assistent projectmanager en vastgoedadviseur, op afroep aangevuld met adviseurs voor financiën, inkoop en juridisch. Project specifieke werkzaamheden zijn onder meer:

• Stakeholders met gebouwbeheerders in kaart brengen, adviseur assisteren bij het organiseren van allonges op huurovereenkomsten.
• Assisteren bij het logisch organiseren van allerhande contractactiviteiten voor 3 raamovereenkomsten met 5 aannemers en uiteindelijk 57 projectopdrachten in 3 termijnen.
• Projectmanager assisteren bij de organisatie van 5 bouwteams tegelijkertijd.
• Projectmanager assisteren bij de organisatie van prestatiemeten voor 57 gebouwen in 7 jaar.
• Rapportage / financiële rapportage voorbereiden en bewaken.
• Voeren en beheren van administratie

Contact- en overige functievereisten
Intern: (senior) projectmanager, medewerkers binnen de eigen afdeling, communicatiemedewerkers, medewerkers van de beheer- en beleidsafdelingen.
Extern: burgers, hulpdiensten, diverse marktpartijen (aannemers, leveranciers, corporaties, ontwikkelaars), andere overheden.


Competentieprofiel
De assistent projectmanager is een aanpakker en een regelaar, hij of zij hoeft daarin niet taakgericht te worden aangestuurd, maar is in staat om zelfstandig te opereren. Kortom, neemt eigen initiatief. Hij of zij voelt zich thuis in een complexe omgeving waarin veel informatiestromen, belangen en onderlinge verbanden een nadrukkelijke rol spelen.
Voor de functie is het navolgende competentieprofiel geformuleerd:
Samenwerken:                              Uitwisselen en terugkoppelen
Resultaatgericht handelen:           Plannen en toetsen
Flexibel handelen:                         Aanpassen en doorbreken
Analyseren:                                   Breed en kritisch analyseren
Omgevingsbewustzijn:                  Inleven
Probleem oplossen:                      Oplossen, problemen voorzien
Onderhandelen:                            Spel van geven en nemen
Mondelinge communicatie:           Stemt af op de ander, inleven
Plannen en organiseren:               Afstemmen, overzicht houden